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So richtest du eine Abwesenheitsnotiz in Gmail ein (Schritt-für-Schritt)

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Hier ist ein einfaches, Schritt-für-Schritt-Tutorial, wie du eine Abwesenheitsnotiz in Gmail einrichtest – sowohl für den Computer als auch für das Smartphone.

Wenn du im Urlaub bist oder längere Zeit keinen Zugriff auf deine E-Mails hast, ist die automatische Antwortfunktion von Gmail (der sogenannte „Vacation Responder“) ideal, um Kontakte automatisch zu informieren.

1. Am Computer (Desktop)

  1. Gmail öffnen: Melde dich in deinem Browser bei Gmail an.
  2. Einstellungen aufrufen: Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und wähle dann „Alle Einstellungen aufrufen“.
  3. Reiter „Allgemein“: Du befindest dich automatisch im Tab „Allgemein“. Scrolle ganz nach unten bis zum Bereich „Abwesenheitsnotiz“.
  4. Aktivieren: Wähle die Option „Abwesenheitsnotiz aktiviert“ aus.
  5. Zeitraum festlegen:
    • Erster Tag: Wähle das Datum, an dem die automatische Antwort starten soll.
    • Letzter Tag (optional): Setze hier ein Häkchen und wähle das Enddatum aus, damit die Notiz automatisch endet.
  6. Inhalt verfassen:
    • Betreff: Gib einen aussagekräftigen Betreff ein (z. B. „Abwesend bis zum 15. August“).
    • Nachricht: Schreibe hier deinen Text hinein.
  7. Zielgruppe wählen (Optional): Du kannst ein Häkchen bei „Antwort nur an meine Kontakte senden“ setzen, damit nicht jeder Spammer eine Bestätigung deiner E-Mail-Adresse erhält.
  8. Speichern: Klicke ganz unten auf „Änderungen speichern“.

2. In der Gmail-App (Android & iPhone)

  1. App öffnen: Öffne die Gmail-App auf deinem Smartphone.
  2. Menü öffnen: Tippe oben links auf das Drei-Striche-Symbol (Menü).
  3. Einstellungen: Scrolle ganz nach unten und tippe auf „Einstellungen“.
  4. Konto wählen: Wähle das E-Mail-Konto aus, für das du die Notiz einrichten möchtest.
  5. Abwesenheitsnotiz suchen: Tippe unter dem Bereich „Allgemein“ auf „Abwesenheitsnotiz“.
  6. Aktivieren: Schalte den Schieberegler bei „Abwesenheitsnotiz“ auf An.
  7. Details ausfüllen: Gib den Zeitraum, den Betreff und deine Nachricht ein.
  8. Fertigstellen: Tippe oben rechts auf „Fertig“ (iOS) oder „Speichern“ (Android).

Profi-Tipps für deine Nachricht

Damit deine Abwesenheitsnotiz professionell wirkt, sollte sie folgende Informationen enthalten:

  • Wie lange du weg bist (Rückkehrdatum).
  • Ob die E-Mails gelesen oder weitergeleitet werden (oder ob der Absender nach deiner Rückkehr erneut schreiben muss).
  • Einen Notfallkontakt (Kollege oder eine allgemeine Info-Mail-Adresse).

Beispiel-Vorlage:

„Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis zum [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegen unter [E-Mail-Adresse]. Ab dem [Datum] bin ich gerne wieder persönlich für Sie da.“

Wie schalte ich sie wieder aus?

Sobald die Abwesenheitsnotiz aktiv ist, siehst du oben in deinem Gmail-Posteingang ein gelbes Banner. Dort kannst du einfach auf „Jetzt beenden“ klicken, um die automatische Antwort sofort zu deaktivieren.

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