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So erstellen und fügen Sie eine digitale Signatur in Excel hinzu

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie Sie eine digitale Signatur in Microsoft Excel erstellen und hinzufügen.

Eine digitale Signatur in Excel dient nicht nur der Optik, sondern bestätigt die Authentizität und Integrität eines Dokuments. Sobald ein Dokument digital signiert ist, wird es als „Final“ markiert. Jegliche spätere Änderung macht die Signatur ungültig.

Schritt 1: Voraussetzung – Eine Digitale ID (Zertifikat)

Um digital signieren zu können, benötigen Sie ein digitales Zertifikat.

  • Professionell: Sie erwerben ein Zertifikat von einer offiziellen Zertifizierungsstelle (z. B. GlobalSign oder DigiCert).
  • Privat/Test: Sie können ein eigenes Zertifikat mit dem Microsoft-Tool SelfCert.exe erstellen (beachten Sie, dass dieses nur auf Ihrem Computer als vertrauenswürdig gilt).

So erstellen Sie ein Test-Zertifikat:

  1. Navigieren Sie in Ihrem Windows-Explorer zum Office-Installationsordner (meist: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16).
  2. Suchen Sie die Datei SelfCert.exe und öffnen Sie diese.
  3. Geben Sie einen Namen für Ihr Zertifikat ein und klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Eine sichtbare Signaturzeile einfügen

Wenn Sie möchten, dass die Unterschrift im Dokument wie auf einem Papierdokument erscheint, nutzen Sie die Signaturzeile.

  1. Öffnen Sie Ihre Excel-Datei.
  2. Klicken Sie im Menüband auf den Reiter Einfügen.
  3. Klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf das Symbol Signaturzeile (meist unter dem Punkt „Signaturzeile“ -> „Microsoft Office-Signaturzeile...“).
  4. Es öffnet sich das Fenster Signatur-Einrichtung:
    • Vorgeschlagener Signierer: Ihr Name.
    • Titel des Signierers: Z. B. „Abteilungsleiter“.
    • E-Mail-Adresse: Ihre E-Mail.
  5. Klicken Sie auf OK. Ein Feld erscheint nun in Ihrer Tabelle, das Sie wie ein Bild verschieben können.

Schritt 3: Das Dokument digital signieren

Jetzt ist das Feld vorhanden, aber noch nicht unterschrieben.

  1. Machen Sie einen Doppelklick auf die neu erstellte Signaturzeile.
  2. Ein Dialogfenster öffnet sich. Sie haben zwei Möglichkeiten:
    • Text: Geben Sie Ihren Namen neben dem „X“ ein.
    • Bild: Klicken Sie auf „Bild auswählen“, um ein Foto Ihrer echten handschriftlichen Unterschrift hochzuladen.
  3. Prüfen Sie unten unter „Details“, ob das richtige Zertifikat ausgewählt ist.
  4. Klicken Sie auf Signieren.
  5. Bestätigen Sie die Meldung, dass die Signatur gespeichert wurde. Das Dokument wird nun als „Final“ markiert und ist schreibgeschützt.

Alternative: Eine unsichtbare digitale Signatur hinzufügen

Manchmal möchten Sie kein sichtbares Feld im Dokument, aber dennoch die Echtheit garantieren.

  1. Klicken Sie oben links auf Datei.
  2. Wählen Sie den Punkt Informationen.
  3. Klicken Sie auf Arbeitsmappe schützen.
  4. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Digitale Signatur hinzufügen.
  5. Wählen Sie einen „Zweck für die Signatur dieses Dokuments“ aus (optional).
  6. Klicken Sie auf Signieren.

Wichtige Hinweise

  • Bearbeitung nach der Signatur: Wenn Sie das Dokument bearbeiten (den Schreibschutz aufheben), wird die digitale Signatur sofort entfernt. Sie müssen das Dokument danach erneut signieren.
  • Dateiformat: Digitale Signaturen funktionieren nur in modernen Excel-Formaten wie .xlsx oder .xlsm.
  • Sichtbarkeit für andere: Wenn Sie ein selbst erstelltes Zertifikat (SelfCert.exe) nutzen, wird anderen Benutzern oft angezeigt, dass die Signatur „nicht vertrauenswürdig“ ist. Für offizielle Geschäftsdokumente sollten Sie daher immer ein Zertifikat von einem offiziellen Anbieter nutzen.

Wie entferne ich eine Signatur?

  1. Öffnen Sie das Dokument.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.
  3. Wählen Sie Signatur entfernen.
  4. Bestätigen Sie mit Ja.
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