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Sensible Daten in Excel schützen: SV‑Nummern unkenntlich machen und sichern

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In diesem Tutorial lernst du verschiedene Methoden, wie du sensible Daten wie Sozialversicherungsnummern (SV-Nummern) in Excel unkenntlich machen oder schützen kannst.

Da SV-Nummern (oder andere Identifikationsnummern) dem Datenschutz (DSGVO) unterliegen, ist es wichtig, sie nur so weit wie nötig anzuzeigen.

Methode 1: Teilweise Maskierung mit einer Formel (Empfohlen)

Dies ist die beste Methode, wenn du die letzten Ziffern zur Identifikation anzeigen, den Rest aber verbergen möchtest (z. B. ***-**-6789).

Schritte: Angenommen, die vollständige Nummer steht in Zelle A2.

  1. Klicke in die Zelle, in der die maskierte Nummer erscheinen soll (z. B. B2).

  2. Gib folgende Formel ein:

    ="XXX-XX-" & RECHTS(A2; 4)
    • Erklärung: Der Text in Anführungszeichen wird starr angezeigt, und RECHTS(A2; 4) zieht nur die letzten 4 Ziffern aus der Originalzelle.

  3. Falls die Nummer kein festes Format hat, kannst du die ERSETZEN-Funktion nutzen:

    =ERSETZEN(A2; 1; 7; "XXX-XX-")
    • Erklärung: Diese Formel ersetzt die ersten 7 Zeichen der Zelle A2 durch "XXX-XX-".

Methode 2: Den Zellinhalt komplett über das Format verbergen

Mit dieser Methode bleibt die Nummer in der Zelle vorhanden (für Berechnungen nutzbar), wird aber optisch nicht angezeigt.

Schritte:

  1. Markiere die Zellen mit den vertraulichen Daten.
  2. Drücke Strg + 1 (Zellen formatieren).
  3. Wähle im Reiter Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert.
  4. Gib im Feld "Typ" folgendes ein: ;;; (drei Semikolons).
  5. Klicke auf OK.

Ergebnis: Die Zelle sieht leer aus, aber der Wert steht oben in der Bearbeitungsleiste (siehe Methode 4, um auch das zu verhindern).

Methode 3: Daten in eine "Anzeige-Spalte" umwandeln (Sicherheits-Best-Practice)

Wenn du eine Liste an Dritte weitergibst, sollten die echten Nummern gar nicht mehr in der Datei enthalten sein.

  1. Erstelle die maskierte Spalte mit der Formel aus Methode 1.
  2. Markiere die maskierten Zellen und kopiere sie (Strg + C).
  3. Klicke rechts auf eine neue Spalte und wähle Werte einfügen (das Icon mit der "123").
  4. Lösche nun die ursprüngliche Spalte mit den echten Nummern komplett.
    • Warum? Solange die Formel existiert, sind die Originaldaten noch in der Datei gespeichert. Durch das Einfügen als Werte werden die Quelldaten entfernt.

Methode 4: Formelleiste verbergen & Blattschutz

Damit niemand die echten Daten in der Formelleiste oben sieht, wenn er auf die Zelle klickt:

  1. Markiere die Zellen mit den Originaldaten.
  2. Drücke Strg + 1 -> Reiter Schutz.
  3. Setze einen Haken bei Ausgeblendet (das verbirgt die Formel/den Inhalt in der Bearbeitungsleiste).
  4. Gehe oben im Menü auf den Reiter Überprüfen -> Blatt schützen.
  5. Vergib ein Passwort.

Ergebnis: Die Zelle kann ausgewählt werden, aber der Inhalt oben in der Leiste bleibt unsichtbar.

Methode 5: Power Query (Für Fortgeschrittene & große Datenmengen)

Wenn du Daten aus einer externen Quelle importierst, kannst du sie bereits beim Laden maskieren, sodass die echten Nummern gar nicht erst im Excel-Arbeitsblatt landen.

  1. Wähle deine Daten aus -> Daten -> Aus Tabelle/Bereich.
  2. Im Power Query Editor: Rechtsklick auf die Spalte mit den Nummern -> Werte ersetzen.
  3. Oder erstelle eine "Benutzerdefinierte Spalte" mit der Logik: "XXX-XX-" & Text.End([Spaltenname], 4)
  4. Entferne die Originalspalte und klicke auf Schließen & Laden.

Zusammenfassung: Welches Tool für welchen Zweck?

  • Nur für die Optik/Präsentation: Methode 1 (Formel).
  • Für den Versand an Externe: Methode 3 (Werte einfügen & Original löschen).
  • Gegen neugierige Blicke am Monitor: Methode 2 (Benutzerdefiniertes Format) oder Methode 4 (Blattschutz).

Sicherheitshinweis: Excel ist kein Hochsicherheitstool. Wenn Daten wirklich absolut sicher sein müssen, sollten sie gar nicht erst in einer Excel-Datei gespeichert werden, die unverschlüsselt geteilt wird.

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