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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So speichern Sie eine Excel-Datei richtig

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Das regelmäßige Speichern Ihrer Arbeit in Microsoft Excel ist entscheidend, um Datenverlust zu vermeiden. In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine neue Arbeitsmappe zum ersten Mal speichern, bestehende Dateien aktualisieren und praktische Abkürzungen nutzen.

Methode 1: Eine Datei zum ersten Mal speichern („Speichern unter“)

Wenn Sie eine neue Tabelle erstellt haben, müssen Sie Excel mitteilen, wo die Datei abgelegt werden soll und welchen Namen sie tragen darf.

  1. Menü öffnen:
    Klicken Sie ganz oben links in der Menüleiste auf den Reiter „Datei“.
  2. „Speichern unter“ wählen:
    Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Option „Speichern unter“.
  3. Speicherort auswählen:
    Wählen Sie aus, wo die Datei gesichert werden soll:
    • Dieser PC / Durchsuchen: Wählen Sie einen Ordner auf Ihrer Festplatte aus.
    • Cloud (z. B. OneDrive): Wählen Sie Ihren Cloud-Speicher, um von überall auf die Datei zugreifen zu können.
  4. Dateinamen vergeben:
    Geben Sie im Feld „Dateiname“ eine aussagekräftige Bezeichnung für Ihre Tabelle ein (z. B. Haushaltsplan).
  5. Dateityp prüfen:
    Standardmäßig ist als „Dateityp“ das Format Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)* ausgewählt. Belassen Sie dies so, sofern Sie kein spezielles Format benötigen.
  6. Vorgang abschließen:
    Klicken Sie unten rechts auf den Button „Speichern“.

Methode 2: Eine bereits gespeicherte Datei aktualisieren („Schnellspeichern“)

Wenn eine Datei bereits benannt und an einem Ort gespeichert ist, reichen wenige Klicks, um Ihre neuen Änderungen zu sichern.

  • Über das Menü:
    Klicken Sie oben links auf „Datei“ und danach einfach auf „Speichern“.
  • Über die Schnellzugriffsleiste:
    Klicken Sie ganz oben links auf das kleine Disketten-Symbol.
  • Über die Tastatur:
    Drücken Sie gleichzeitig die Tasten Strg + S. Dies ist der schnellste und einfachste Weg.

Nützliche Tipps & Tricks

  • Tastenkürzel für „Speichern unter“:
    Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste F12. Dadurch öffnet sich sofort das Fenster „Speichern unter“, ohne dass Sie über das Menü gehen müssen.
  • Automatisches Speichern (AutoSpeichern):
    Wenn Sie Ihre Datei in der Cloud (OneDrive oder SharePoint) sichern, können Sie ganz oben links den Schalter „Automatisches Speichern“ auf Ein stellen. Excel speichert Ihre Änderungen dann fortlaufend im Hintergrund.
  • Als PDF speichern:
    Möchten Sie die Datei weitergeben, ohne dass andere sie bearbeiten können, wählen Sie bei Methode 1 unter Schritt 5 als Dateityp einfach *„PDF (.pdf)“** aus.
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