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Primavera P6 Tutorial 2.5: Budgets – Projektbudgetierung und Kostenplanung

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Hier ist ein strukturiertes Tutorial zum Thema Budgets in Primavera P6, passend für deine Tutorial-Serie.

Willkommen zu diesem Tutorial. In Primavera P6 ist das Budget der „Top-Down“-Ansatz für die Kostenplanung. Während wir später bei der Ressourcenplanung Kosten von unten nach oben (Bottom-Up) berechnen, dient das Budget dazu, den finanziellen Rahmen eines Projekts festzulegen, bevor alle Details bekannt sind.

1. Einführung: Budget vs. Kosten

In Primavera P6 gibt es einen wichtigen Unterschied:

  • Budgets: Werden auf der EPS-Ebene (Enterprise Project Structure) oder der Projektebene festgelegt (Top-Down).
  • Costs (Kosten): Ergeben sich aus den zugewiesenen Ressourcen und Rollen in den Aktivitäten (Bottom-Up).

Das Ziel der Budgetierung ist es, den genehmigten Finanzrahmen festzuhalten und Änderungen im Zeitverlauf zu dokumentieren.

2. Das Original-Budget festlegen

Bevor Sie Details planen, hinterlegen Sie die Gesamtsumme, die für das Projekt zur Verfügung steht.

  1. Wechseln Sie in die Ansicht Projects (Projekte).
  2. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus.
  3. Öffnen Sie im unteren Detailbereich den Reiter Budget Log.
    • Hinweis: Falls der Reiter nicht sichtbar ist, rechtsklicken Sie auf die Reiterleiste und wählen Sie „Customize Project Details“.
  4. Klicken Sie auf Add, um einen Eintrag für das Original Budget zu erstellen.
  5. Geben Sie den Betrag in der Spalte Amount ein.

3. Das Budget Log verwalten (Änderungsmanagement)

Projekte verändern sich. Das Budget Log dient dazu, Budgeterhöhungen oder -kürzungen nachzuvollziehen.

  • Original Budget: Die erste genehmigte Summe.
  • Proposed Budget: Vorgeschlagene Änderungen (noch nicht genehmigt).
  • Approved Budgets: Offiziell genehmigte Budgetanpassungen.

Schritte zur Änderung:

  1. Klicken Sie im Reiter Budget Log erneut auf Add.
  2. Wählen Sie unter Status, ob es sich um „Pending“ (ausstehend) oder „Approved“ (genehmigt) handelt.
  3. Geben Sie den Differenzbetrag ein (positiv für Erhöhung, negativ für Kürzung).
  4. P6 berechnet automatisch das Current Budget (Summe aus Original + Approved).

4. Der Spending Plan (Ausgabenplan)

Der Spending Plan ermöglicht es Ihnen, das Budget über die Zeitachse zu verteilen, um zu sehen, wann wie viel Geld benötigt wird.

  1. Gehen Sie zum Reiter Spending Plan in den Projektdetails.
  2. Hier können Sie das Budget pro Monat oder Quartal manuell verteilen.
  3. Geben Sie unter Spending Plan die geplanten Ausgaben für den jeweiligen Zeitraum ein.
  4. Primavera P6 berechnet die kumulierten Werte automatisch.

5. Budget-Analyse: Budget vs. Forecast

Ein wichtiger Teil der Budgetierung ist die Überwachung. In der Projektansicht können Sie folgende Spalten hinzufügen, um den Status zu prüfen:

  • Total Benefit: Der erwartete Nutzen/Umsatz des Projekts.
  • Current Budget: Das aktuell genehmigte Gesamtbudget.
  • Project Forecast: Eine Schätzung der Gesamtkosten basierend auf dem aktuellen Planungsverlauf.
  • Variance: Die Differenz zwischen Budget und tatsächlichen/geplanten Kosten.

6. Zusammenfassung der Vorteile

Durch die Nutzung der Budget-Funktion in Primavera P6 können Sie:

  • Finanzielle Obergrenzen setzen, bevor die Detailplanung beginnt.
  • Einen historischen Nachweis über Budgetänderungen führen.
  • Frühzeitig erkennen, wenn die detaillierten Ressourcenkosten (Bottom-Up) das bereitgestellte Budget (Top-Down) übersteigen.

Nächster Schritt: Im Tutorial 2.6 werden wir uns ansehen, wie man Ausgaben und Nutzen (Spending & Benefit) detaillierter gegenüberstellt.

Hast du Fragen zu den Budget-Einstellungen? Schreibe sie gerne in die Kommentare!

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