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Pivot-Tabellen in Excel anpassen: Das ultimative Tutorial

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du eine Pivot-Tabelle in Microsoft Excel anpassen und optimieren kannst.

Eine Pivot-Tabelle ist ein mächtiges Werkzeug, aber ihre wahre Stärke liegt in der Flexibilität. In diesem Tutorial lernst du, wie du das Layout änderst, Berechnungen anpasst und die Daten optisch aufbereitest.

1. Die Feldliste verwenden (Felder hinzufügen/entfernen)

Sobald du in eine bestehende Pivot-Tabelle klickst, erscheint rechts die PivotTable-Feldliste.

  • Felder hinzufügen: Setze ein Häkchen bei den gewünschten Spaltennamen oder ziehe sie per Drag-and-Drop in die vier Bereiche (Filter, Spalten, Zeilen, Werte).
  • Felder entfernen: Ziehe ein Feld aus dem Bereich heraus oder entferne das Häkchen in der Liste.
  • Umsortieren: Du kannst die Reihenfolge der Felder innerhalb der "Zeilen" oder "Spalten" ändern, um die Hierarchie der Daten anzupassen.

2. Berechnungen ändern (Werte-Einstellungen)

Standardmäßig summiert Excel Zahlenwerte. Möchtest du stattdessen den Durchschnitt oder die Anzahl sehen?

  1. Klicke im Bereich Werte auf den Pfeil neben dem Feldnamen.
  2. Wähle Wertfeldeinstellungen....
  3. Wähle im Reiter „Werte zusammenfassen nach“ die gewünschte Funktion (z. B. Mittelwert, Anzahl, Maximum).
  4. Tipp: Unter dem Reiter „Werte anzeigen als“ kannst du die Daten auch als % des Gesamtergebnisses darstellen lassen.

3. Layout und Design anpassen

Über das Menüband (oben) kannst du das Aussehen unter dem Tab Design verändern:

  • Berichtslayout: Wähle zwischen Kompakt, Gliederung oder Tabellarisch. (Das tabellarische Format ist oft am besten für die Weiterverarbeitung geeignet).
  • Teilergebnisse & Gesamtergebnisse: Hier kannst du entscheiden, ob Zwischensummen oben oder unten angezeigt oder ganz ausgeblendet werden sollen.
  • PivotTable-Formatvorlagen: Wähle ein Farbschema aus, um die Tabelle lesbarer zu machen.

4. Daten sortieren und filtern

  • Sortieren: Klicke mit der rechten Maustaste auf einen Wert in der Tabelle und wähle Sortieren -> Nach Größe sortieren (absteigend/aufsteigend).
  • Filtern: Nutze die Dropdown-Pfeile direkt in den Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen der Tabelle.
  • Datenschnitte (Slicer): Gehe zu PivotTable-Analyse > Datenschnitt einfügen. Dies erstellt eine grafische Benutzeroberfläche zum Filtern, die besonders für Dashboards nützlich ist.

5. Gruppieren von Daten (z. B. nach Datum)

Excel erlaubt es dir, Daten zusammenzufassen:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf ein Datum oder einen Zahlenwert in der Tabelle.
  2. Wähle Gruppieren....
  3. Wähle bei Daten z. B. Monate und Jahre. Excel erstellt automatisch neue Kategorien für dich.

6. Daten aktualisieren

Pivot-Tabellen aktualisieren sich nicht automatisch, wenn du die Quelldaten änderst.

  • Klicke mit der rechten Maustaste irgendwo in die Pivot-Tabelle und wähle Aktualisieren.
  • Falls sich der Bereich deiner Quelldaten vergrößert hat (neue Zeilen), gehe zu PivotTable-Analyse > Datenquelle ändern.

7. Zahlenformatierung

Ändere das Format der Zahlen nicht über die normale Start-Leiste, da dies beim Aktualisieren verloren gehen kann.

  1. Rechtsklick auf einen Wert in der Tabelle.
  2. Wähle Zahlenformat... (nicht "Zellen formatieren").
  3. Wähle z. B. Währung oder Buchhaltung. Dieses Format bleibt nun dauerhaft mit dem Feld verknüpft.

Profi-Tipp:

Wenn du Details zu einem bestimmten Wert sehen möchtest, mache einen Doppelklick auf die entsprechende Zelle in der Pivot-Tabelle. Excel erstellt sofort ein neues Tabellenblatt mit allen Einzeldatensätzen, die zu diesem Ergebnis geführt haben.

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