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Outlook-Signatur erstellen und einrichten: Die vollständige Anleitung

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Eine professionelle E-Mail-Signatur ist Ihre digitale Visitenkarte. Sie spart Zeit, sorgt für einen einheitlichen Markenauftritt und enthält alle wichtigen Kontakt- sowie rechtlich relevanten Pflichtangaben.

In dieser Anleitung erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie in verschiedenen Outlook-Versionen eine Signatur einrichten und worauf Sie dabei achten sollten.

Methode 1: Klassisches Outlook für Windows

Dies ist die am weitesten verbreitete Desktop-Version von Microsoft Outlook.

Schritt 1: Das Signatur-Menü öffnen

Es gibt zwei einfache Wege dorthin:

  • Weg A: Öffnen Sie Outlook, klicken Sie oben links auf Datei > Optionen > E-Mail und wählen Sie dann die Schaltfläche Signaturen....
  • Weg B (schneller): Klicken Sie im Hauptfenster auf Neue E-Mail. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster im Menüband auf Signatur und wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt Signaturen....

Schritt 2: Eine neue Signatur anlegen

  1. Klicken Sie unter dem Feld „Zu bearbeitende Signatur auswählen“ auf Neu.
  2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Signatur (z. B. Geschäftlich, Privat oder Kurzform) und bestätigen Sie mit OK.

Schritt 3: Die Signatur gestalten

  1. Geben Sie im unteren Editor-Feld Ihren gewünschten Text ein.
  2. Nutzen Sie die Formatierungsleiste, um Schriftart, Schriftgröße und Farben anzupassen.
  3. Bilder/Logos einfügen: Klicken Sie auf das Bild-Symbol (rechts neben den Schrift-Optionen), um Ihr Firmenlogo einzubinden.
  4. Links hinzufügen: Markieren Sie einen Text (z. B. Ihre Website) und klicken Sie auf das Globus-Symbol mit Kette, um eine URL zu hinterlegen.

Schritt 4: Standard-Signatur festlegen

Rechts oben unter Standardsignatur auswählen bestimmen Sie das Verhalten:

  • E-Mail-Konto: Wählen Sie das gewünschte Postfach aus (falls Sie mehrere Konten nutzen).
  • Neue Nachrichten: Wählen Sie die Signatur aus, die automatisch an neue E-Mails angehängt werden soll.
  • Antworten/Weiterleitungen: Wählen Sie, ob hier dieselbe, eine verkürzte oder gar keine Signatur angehängt werden soll.

Schritt 5: Speichern

Klicken Sie auf Speichern und danach auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Methode 2: Neues Outlook für Windows & Outlook im Web (Browser)

Die Oberfläche des „neuen Outlook“ ist nahezu identisch mit der Browser-Version (Outlook on the Web).

Schritt 1: Zu den Einstellungen navigieren

  1. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Wählen Sie im linken Menü E-Mail und anschließend den Unterpunkt Verfassen und Antworten.

Schritt 2: Signatur erstellen

  1. Klicken Sie auf + Neue Signatur.
  2. Tragen Sie einen Namen für diese Signatur ein.
  3. Gestalten Sie Ihre Signatur im darunterliegenden Textfeld (Text eingeben, formatieren, Logo und Links einfügen).

Schritt 3: Standards zuweisen & speichern

  1. Scrollen Sie etwas nach unten zum Bereich Standardsignaturen auswählen.
  2. Legen Sie über die Dropdown-Menüs fest, welche Signatur für neue Nachrichten und welche für Antworten/Weiterleitungen verwendet werden soll.
  3. Klicken Sie ganz unten auf Speichern.

Methode 3: Outlook für Mac

  1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie ganz oben in der Mac-Menüleiste auf Outlook > Einstellungen... (oder drücken Sie Cmd + ,).
  2. Klicken Sie im Bereich E-Mail auf Signaturen.
  3. Klicken Sie links unten auf das Plus-Zeichen (+), um eine neue Signatur hinzuzufügen.
  4. Benennen Sie die Signatur um und gestalten Sie den Inhalt im rechten Textbereich.
  5. Wählen Sie unten im Bereich Standardsignatur auswählen Ihr Konto sowie die Signaturen für Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen aus.
  6. Schließen Sie das Fenster – die Einstellungen werden automatisch gesichert.

Best Practices: Was gehört in eine professionelle Signatur?

Eine unübersichtliche Signatur wirkt unprofessionell. Beachten Sie daher folgende Faustregeln:

1. Pflichtangaben (besonders im geschäftlichen Bereich)

  • Vollständiger Name und ggf. akademischer Grad
  • Berufsbezeichnung / Position
  • Name des Unternehmens inklusive Rechtsform (GmbH, AG, etc.)
  • Anschrift des Unternehmens
  • Telefonnummer und Website
  • Bei Kapitalgesellschaften zusätzlich: Handelsregisternummer, Registergericht, Namen der Geschäftsführer / Vorstände.

2. Design-Tipps

  • Weniger ist mehr: Beschränken Sie sich auf maximal 2–3 Farben (passend zur Corporate Identity).
  • Schriftarten: Verwenden Sie Standardschriften (z. B. Arial, Calibri, Segoe UI). Ausgefallene Schriftarten sind auf fremden Endgeräten oft nicht installiert und führen zu Formatierungsfehlern.
  • Bildgröße: Halten Sie Logos und Grafiken dateigrößentechnisch klein (Web-optimiert), um die Ladezeiten der E-Mails nicht unnötig zu erhöhen.
  • Mobil-Optimierung: Halten Sie die Signatur kompakt, damit Smartphone-Nutzer nicht ewig scrollen müssen.
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