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MS Word: Formatvorlagen von einem Dokument in ein anderes kopieren

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Formatvorlagen in Microsoft Word von einem Dokument in ein anderes überträgst.

Wenn du in einem Dokument mühsam eigene Formatvorlagen (für Überschriften, Fließtext etc.) erstellt hast, möchtest du diese oft auch in anderen Dokumenten nutzen. In Word gibt es dafür zwei gängige Wege: den professionellen Weg über den „Organizer“ und den schnellen Weg über „Kopieren & Einfügen“.

Methode 1: Der professionelle Weg (Über den Organizer)

Diese Methode ist am besten geeignet, wenn du viele Formatvorlagen gleichzeitig übertragen möchtest, ohne den Textinhalt zu kopieren.

Schritt 1: Das Fenster „Formatvorlagen“ öffnen

  1. Öffne das Word-Dokument, in das die Formatvorlagen hineinkopiert werden sollen (Zieldokument).
  2. Klicke im Reiter Start in der Gruppe „Formatvorlagen“ auf den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke (oder drücke Alt + Strg + Umschalt + S).

Schritt 2: Den Organizer aufrufen

  1. Am unteren Rand des nun geöffneten Fensters „Formatvorlagen“ siehst du drei kleine Symbole. Klicke auf das rechte Symbol: Formatvorlagen verwalten.
  2. Ein neues Fenster öffnet sich. Klicke dort links unten auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren....

Schritt 3: Dateien auswählen und kopieren

Nun öffnet sich das Fenster Organizer. Es ist in zwei Spalten unterteilt:

  1. Rechte Seite: Standardmäßig ist hier oft die Datei Normal.dotm (die Standardvorlage von Word) geöffnet. Klicke auf Datei schließen.
  2. Klicke an derselben Stelle auf Datei öffnen und wähle das Dokument aus, das die gewünschten Formatvorlagen enthält (Quelldokument). Tipp: Du musst eventuell im Dateityp-Filter „Alle Word-Dokumente“ auswählen, um dein Dokument zu finden.
  3. Linke Seite: Hier sollte dein aktuelles Zieldokument stehen.
  4. Markiere nun in der Liste (Quelldokument) die Formatvorlagen, die du übertragen möchtest (Halte Strg gedrückt für Mehrfachauswahl).
  5. Klicke in der Mitte auf Kopieren ->.
  6. Bestätige eventuelle Abfragen mit „Ja“ oder „Ja, alle“.
  7. Klicke auf Schließen. Die Vorlagen stehen dir nun im neuen Dokument zur Verfügung.

Methode 2: Der schnelle Weg (Copy & Paste)

Diese Methode ist ideal, wenn du nur eine oder zwei Vorlagen schnell übertragen möchtest.

  1. Öffne das Quelldokument (wo die Vorlagen bereits existieren).
  2. Markiere einen Textabschnitt, der mit der gewünschten Formatvorlage formatiert ist.
  3. Kopiere diesen Textabschnitt mit Strg + C.
  4. Gehe in das Zieldokument und füge den Text mit Strg + V ein.
  5. Der Clou: Word erkennt, dass eine neue Formatvorlage mit dem Text mitgekommen ist, und fügt diese automatisch der Liste deiner Formatvorlagen im Zieldokument hinzu.
  6. Du kannst den eingefügten Text nun einfach wieder löschen – die Formatvorlage bleibt in der Liste des Dokuments erhalten.

Methode 3: Formatvorlagen automatisch aktualisieren (Fortgeschritten)

Wenn du eine bestehende .dotx-Vorlagendatei hast und ein Dokument an diese Vorlage anpassen möchtest:

  1. Gehe im Zieldokument auf den Reiter Entwicklertools. (Falls nicht sichtbar: Rechtsklick auf das Menüband -> Menüband anpassen -> Häkchen bei Entwicklertools).
  2. Klicke auf Dokumentvorlage.
  3. Klicke bei „Dokumentvorlage“ auf Anfügen und wähle deine Vorlagendatei aus.
  4. Aktiviere das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren.
  5. Klicke auf OK. Alle Formatvorlagen mit identischem Namen werden nun an die Definitionen der Vorlagendatei angepasst.

Profi-Tipp:

Wenn du möchtest, dass deine neuen Formatvorlagen in jedem neuen Word-Dokument verfügbar sind, musst du sie in die Datei Normal.dotm kopieren. Das funktioniert über den in Methode 1 beschriebenen „Organizer“, indem du die Vorlagen von deinem Dokument in die rechte Spalte (Normal.dotm) kopierst.

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