MS Access Kurs: Abfragen über mehrere Tabellen erstellen

Hier ist ein strukturiertes Tutorial auf Deutsch, das sich ideal als Modul für einen "Einführung in MS Access"-Kurs eignet.

In einer relationalen Datenbank wie Microsoft Access liegen Daten selten in nur einer Tabelle vor. Die wahre Stärke von Access zeigt sich, wenn Sie Informationen aus verschiedenen Tabellen miteinander verknüpfen. In diesem Tutorial lernen Sie, wie Sie eine Abfrage erstellen, die Daten aus mehreren Quellen zusammenführt.

1. Voraussetzung: Beziehungen verstehen

Bevor Sie eine Abfrage über mehrere Tabellen erstellen, müssen diese Tabellen über ein gemeinsames Feld (meist Primärschlüssel und Fremdschlüssel) miteinander verbunden sein.

Beispiel: Eine Tabelle Kunden (mit Kunden-ID) und eine Tabelle Bestellungen (die ebenfalls eine Kunden-ID enthält).

2. Den Abfrageentwurf öffnen

1. Öffnen Sie Ihre Access-Datenbank.
2. Klicken Sie im Menüband auf den Tab Erstellen.
3. Wählen Sie in der Gruppe Abfragen die Schaltfläche Abfrageentwurf.

3. Tabellen hinzufügen

Nachdem sich die Entwurfsansicht geöffnet hat, erscheint meist automatisch der Bereich Tabellen hinzufügen (auf der rechten Seite oder als Pop-up):

1. Wählen Sie die Tabellen aus, die Sie verknüpfen möchten (z. B. Kunden und Bestellungen).
2. Klicken Sie auf Hinzufügen oder ziehen Sie die Tabellen per Drag-and-drop in den oberen Bereich des Entwurfsfensters.
3. Schließen Sie den Bereich "Tabellen hinzufügen".

4. Tabellen verknüpfen (Joins)

Wenn Sie bereits Beziehungen in Access definiert haben, erscheint automatisch eine Verbindungslinie zwischen den Tabellen. Falls nicht:

1. Klicken Sie auf das Feld in der ersten Tabelle (z. B. Kunden-ID).
2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus auf das entsprechende Feld in der zweiten Tabelle.
3. Es erscheint eine Linie, die die Verknüpfung symbolisiert.

Tipp: Ein Doppelklick auf diese Linie öffnet die Verknüpfungseigenschaften. Hier können Sie festlegen, ob nur Datensätze angezeigt werden sollen, bei denen in beiden Tabellen Übereinstimmungen vorliegen (Inner Join), oder ob z. B. alle Kunden angezeigt werden sollen, auch wenn sie noch nichts bestellt haben (Outer Join).

5. Felder auswählen

Wählen Sie nun aus, welche Informationen im Ergebnis angezeigt werden sollen:

1. Doppelklicken Sie in den Tabellen im oberen Bereich auf die gewünschten Felder (z. B. Nachname aus Kunden und Bestelldatum aus Bestellungen).
2. Die Felder erscheinen unten im Abfragegitter.

6. Kriterien hinzufügen (Optional)

Sie können die Ergebnisse filtern. Wenn Sie zum Beispiel nur Bestellungen aus dem Jahr 2023 sehen möchten:

1. Geben Sie in der Zeile Kriterien unter dem Feld Bestelldatum einen Wert ein (z. B. >#01.01.2023#).

7. Die Abfrage ausführen

Um das Ergebnis Ihrer Arbeit zu sehen:

1. Klicken Sie im Menüband (Tab Abfrageentwurf) ganz links auf das rote Ausrufezeichen Ausführen.
2. Access wechselt nun in die Datenblattansicht und zeigt Ihnen die kombinierten Daten beider Tabellen in einer übersichtlichen Liste an.

8. Speichern

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oben auf den Tab der Abfrage.
2. Wählen Sie Speichern.
3. Geben Sie der Abfrage einen aussagekräftigen Namen (z. B. qry_KundenBestellungen).

Zusammenfassung der Vorteile:

• Keine Redundanz: Sie müssen Kundennamen nicht in jeder Bestellung speichern.
• Aktualität: Ändert sich ein Kundenname in der Haupttabelle, aktualisiert sich die Abfrage automatisch.
• Übersicht: Sie sehen nur die Daten, die für Ihre aktuelle Fragestellung relevant sind.

Viel Erfolg beim Erstellen Ihrer ersten Multi-Tabellen-Abfrage!