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Microsoft Teams Guide: Den Warteraum (Lobby) effektiv nutzen

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie Sie den Warteraum (Lobby) in Microsoft Teams nutzen – sowohl aus Sicht eines Teilnehmers als auch als Organisator.

Der Warteraum (in Teams oft "Lobby" genannt) ist eine wichtige Sicherheitsfunktion. Er ermöglicht es dem Organisator, Teilnehmer zu überprüfen, bevor sie der Besprechung beitreten.

1. Als Teilnehmer: Im Warteraum warten

Wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen, für die ein Warteraum eingerichtet wurde, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Beitreten: Klicken Sie auf den Link in Ihrer Einladung oder in Ihrem Kalender auf „Teilnehmen“.
  2. Einstellungen prüfen: Wählen Sie Ihre Kamera- und Mikrofoneinstellungen aus und klicken Sie auf „Jetzt teilnehmen“.
  3. Die Wartemeldung: Anstatt direkt in die Besprechung zu gelangen, sehen Sie nun die Meldung: „Wir haben die Personen in der Besprechung benachrichtigt, dass Sie warten.“
  4. Geduld haben: Sie befinden sich nun in der Lobby. Sie können weder die anderen Teilnehmer hören noch sehen, bis der Organisator Sie einlässt. Nutzen Sie die Zeit, um Ihr Audio-Setup nochmals zu testen.
  5. Einlass: Sobald der Organisator Ihre Anfrage bestätigt, werden Sie automatisch in die Besprechung geschaltet.

2. Als Organisator: Teilnehmer aus der Lobby einlassen

Wenn Sie eine Besprechung leiten, müssen Sie Personen, die im Warteraum feststecken, manuell den Zutritt gewähren:

  1. Benachrichtigung: Sobald jemand in der Lobby wartet, erscheint oben in Ihrem Besprechungsfenster ein Banner mit der Meldung „[Name] wartet in der Lobby“.
  2. Einzeln zulassen: Klicken Sie im Banner direkt auf das Häkchen (Zulassen), um die Person sofort einzulassen. Mit dem X (Ablehnen) verweigern Sie den Zutritt.
  3. Teilnehmerliste nutzen: Wenn Sie das Banner verpasst haben, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Icon „Personen“ (Teilnehmerliste).
  4. Alle zulassen: In der Teilnehmerliste sehen Sie den Bereich „In der Lobby“. Dort können Sie entweder einzelne Personen bestätigen oder auf „Alle zulassen“ klicken, um die gesamte Gruppe gleichzeitig in den Raum zu holen.

3. Die Lobby-Einstellungen anpassen

Sie können festlegen, wer im Warteraum warten muss und wer ihn automatisch umgehen darf. Dies ist vor oder während der Besprechung möglich.

Vor der Besprechung:

  1. Öffnen Sie den Termin in Ihrem Teams-Kalender.
  2. Klicken Sie auf „Besprechungsoptionen“ (oben oder im Text der Einladung).
  3. Suchen Sie die Einstellung: „Wer kann den Warteraum umgehen?“.
  4. Wählen Sie eine Option:
    • Nur ich: Jeder (auch Kollegen) muss im Warteraum warten.
    • Personen in meiner Organisation: Externe Gäste müssen warten, Kollegen treten direkt bei.
    • Jeder: Der Warteraum ist deaktiviert (nicht empfohlen für vertrauliche Meetings).

Während der Besprechung:

  1. Klicken Sie in der Besprechung oben auf „Mehr“ (...).
  2. Wählen Sie „Einstellungen“ und dann „Besprechungsoptionen“.
  3. Ändern Sie die Lobby-Einstellungen in Echtzeit und klicken Sie auf „Speichern“.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf

  • Pünktlichkeit: Als Organisator sollten Sie ein paar Minuten früher beitreten, um die ersten eintreffenden Teilnehmer direkt aus der Lobby einzulassen.
  • Co-Organisatoren: Wenn Sie eine große Präsentation halten, ernennen Sie einen Kollegen zum „Mitorganisator“. Diese Person kann sich dann um den Einlass in der Lobby kümmern, während Sie sprechen.
  • Anrufer: Personen, die sich per Telefon einwählen, können standardmäßig ebenfalls in der Lobby landen. In den Besprechungsoptionen gibt es die Einstellung „Anrufer den Warteraum immer umgehen lassen“, falls Sie dies deaktivieren möchten.
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