Tutorial

Mehrere PDF-Dateien in einer E-Mail versenden: So einfach geht’s

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, das verschiedene Methoden beschreibt, um mehrere PDF-Dateien effizient in einer einzigen E-Mail zu versenden.

Es gibt verschiedene Situationen, in denen du mehrere PDFs verschicken musst – ob für eine Bewerbung, Rechnungen oder Projektunterlagen. Je nach Anzahl und Größe der Dateien bieten sich drei verschiedene Methoden an.

Methode 1: Dateien einzeln anhängen (Der Standardweg)

Dies ist die einfachste Methode, wenn du nur wenige Dateien hast und diese als separate Dokumente beim Empfänger ankommen sollen.

  1. E-Mail-Programm öffnen: Starte Outlook, Gmail oder dein bevorzugtes Mail-Programm und klicke auf „Neue E-Mail“.
  2. Anhang-Symbol suchen: Klicke auf das Büroklammer-Symbol (meistens mit „Anhängen“ oder „Dateien anfügen“ beschriftet).
  3. Dateien auswählen:
    • Halte die Strg-Taste (Windows) oder die Command-Taste (⌘) (Mac) gedrückt.
    • Klicke nacheinander alle PDF-Dateien an, die du versenden möchtest.
  4. Hinzufügen: Klicke auf „Öffnen“ oder „Einfügen“. Alle gewählten Dateien erscheinen nun als Liste in deiner E-Mail.
  5. Senden: Empfänger und Text hinzufügen und auf „Senden“ klicken.

Methode 2: Mehrere PDFs zu einer Datei zusammenfügen (Professionell)

Wenn du möchtest, dass der Empfänger nicht fünf einzelne Anhänge öffnen muss (z. B. bei einer Bewerbung), kannst du die PDFs zu einem einzigen Dokument verschmelzen.

  1. Online-Tool oder Software nutzen:
    • Online: Nutze kostenlose Seiten wie ILovePDF oder Smallpdf.
    • Offline: Nutze Programme wie „Adobe Acrobat“ oder die „Vorschau“-App (auf dem Mac).
  2. Dateien hochladen: Ziehe alle PDFs per Drag-and-Drop in das Fenster des Tools.
  3. Reihenfolge festlegen: Sortiere die Dokumente so, wie sie im finalen PDF erscheinen sollen.
  4. Zusammenfügen: Klicke auf „Zusammenfügen“ oder „Merge“ und lade die neue, einzelne PDF-Datei herunter.
  5. Versenden: Hänge diese eine Datei wie gewohnt an deine E-Mail an.

Methode 3: Als ZIP-Archiv verpacken (Für viele Dateien)

Wenn du sehr viele PDFs (z. B. 20 Stück) verschicken willst, ist ein ZIP-Ordner die übersichtlichste Lösung. Er spart zudem etwas Speicherplatz.

  1. Dateien markieren: Markiere alle PDF-Dateien in deinem Datei-Explorer (Windows) oder Finder (Mac).
  2. ZIP erstellen:
    • Windows: Rechtsklick auf die markierten Dateien -> „Senden an“ -> „ZIP-komprimierter Ordner“.
    • Mac: Rechtsklick auf die markierten Dateien -> „Komprimieren“.
  3. Umbenennen: Gib dem neuen ZIP-Ordner einen aussagekräftigen Namen (z. B. Projektunterlagen_Name.zip).
  4. Anhängen: Ziehe den ZIP-Ordner einfach in deine E-Mail.

Wichtige Tipps für den Versand

1. Achte auf die Dateigröße

Die meisten E-Mail-Anbieter (Gmail, Outlook etc.) haben ein Limit von 20 bis 25 MB pro E-Mail. Wenn deine PDFs zu groß sind:

  • Nutze die Funktion „PDF verkleinern“ in Online-Tools.
  • Oder lade die Dateien in eine Cloud (Google Drive, Dropbox, WeTransfer) und verschicke nur den Link.

2. Klare Dateibenennung

Benenne die Dateien sinnvoll, bevor du sie hochlädst.

  • Schlecht: scan123.pdf
  • Gut: Rechnung_2023_04_Mustermann.pdf

3. Der richtige Betreff

Wenn du viele Anhänge verschickst, schreibe in die E-Mail kurz hinein, was der Empfänger findet (z. B.: „Anbei erhalten Sie die drei gewünschten Dokumente als PDF-Anhang.“).

Fazit: Für 2-3 Dokumente ist das einzelne Anhängen ideal. Für Bewerbungen solltest du die PDFs zusammenfügen, und für große Mengen ist der ZIP-Ordner die beste Wahl.

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