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Mastering Finance: So baust du deinen eigenen Buchhaltungs-Workflow in Monday.com

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du Monday.com in ein leistungsstarkes Tool für deine Buchhaltung und Rechnungsverwaltung verwandelst.

Monday.com ist zwar kein vollwertiges Buchhaltungsprogramm (wie DATEV oder Lexoffice), aber es eignet sich hervorragend als zentrales Kontrollzentrum, um Belege zu verwalten, Zahlungsfristen zu überwachen und den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten.

In diesem Tutorial erstellen wir ein System für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Schritt 1: Die Struktur aufsetzen (Workspace & Boards)

Zuerst erstellst du einen neuen Workspace namens „Finanzen & Buchhaltung“. Innerhalb dieses Workspaces legst du zwei Haupt-Boards an:

  1. Board: Eingangsrechnungen (Kreditoren) – Alles, was du bezahlen musst.
  2. Board: Ausgangsrechnungen (Debitoren) – Alles, was Kunden dir schulden.

Schritt 2: Das Board für Eingangsrechnungen konfigurieren

Dieses Board dient dazu, den Überblick über deine Kosten zu behalten.

Empfohlene Spalten:

  • Status-Spalte (Status): Optionen: „Offen“, „Bezahlt“, „Wartet auf Freigabe“, „Abgelehnt“.
  • Date-Spalte (Fälligkeitsdatum): Wann muss die Rechnung bezahlt sein?
  • Zahlen-Spalte (Betrag Netto): Der reine Rechnungsbetrag.
  • Dropdown-Spalte (USt.-Satz): 7%, 19% oder 0%.
  • Formel-Spalte (Brutto-Betrag): Berechnet automatisch den Bruttobetrag (z.B. {Netto} * 1.19).
  • Datei-Spalte (Beleg): Hier lädst du das PDF der Rechnung hoch.
  • Link-Spalte (Zahlungslink): Optional für Online-Banking oder PayPal-Links.

Gruppierung:

Gruppiere das Board nach Monaten (z.B. „März 2024“, „April 2024“) oder nach Status („Unbezahlt“, „Erledigt“).

Schritt 3: Das Board für Ausgangsrechnungen konfigurieren

Hier trackst du dein Einkommen.

Zusätzliche Funktionen:

  • Status-Spalte (Zahlungsstatus): „Entwurf“, „Versendet“, „Bezahlt“, „Mahnung“.
  • Verknüpfungs-Spalte (Kunde): Verknüpfe diese Spalte mit deinem CRM-Board (falls vorhanden).
  • Timeline-Spalte: Wenn es sich um Projekt-Abrechnungen handelt.

Schritt 4: Automatisierungen nutzen (Der „Magic“-Teil)

Automatisierungen sparen Zeit und verhindern, dass Rechnungen vergessen werden.

Beispiele für sinnvolle Automatisierungen:

  1. Fristen-Erinnerung:
    • „When date arrives (Fälligkeit) and status is not 'Bezahlt', notify me.“
  2. Archivierung:
    • „When status changes to 'Bezahlt', move item to group 'Erledigt'.“
  3. E-Mail-Integration:
    • Nutze die Funktion „Email to Board“. Leite jede Rechnung, die du per E-Mail erhältst, an eine spezifische Monday-E-Mail-Adresse weiter. Sie erscheint dann automatisch als neues Item in deinem Board.

Schritt 5: Das Finanz-Dashboard erstellen

Damit du nicht nur Listen siehst, sondern Zahlen verstehst, erstellst du ein Dashboard.

Empfohlene Widgets:

  • Zahlen-Widget (Total Expenses): Summiert alle Beträge aus dem Board „Eingangsrechnungen“.
  • Zahlen-Widget (Open Invoices): Summiert alle Beträge aus dem Board „Ausgangsrechnungen“, deren Status nicht „Bezahlt“ ist.
  • Diagramm-Widget (Cashflow): Ein Balkendiagramm, das Einnahmen vs. Ausgaben pro Monat vergleicht.
  • Batterie-Widget: Zeigt den prozentualen Anteil bezahlter vs. offener Rechnungen.

Schritt 6: Integration mit Buchhaltungssoftware

Monday.com ist kein Ersatz für die Steuererklärung. Du kannst es aber mit Tools wie Zapier oder Make.com verbinden.

  • Workflow-Beispiel: Sobald eine Rechnung in Monday auf „Bezahlt“ gesetzt wird, wird das PDF automatisch in einen Dropbox-Ordner für den Steuerberater verschoben oder direkt in Lexoffice/FastBill hochgeladen.

Profi-Tipp: Steuer-Vorbereitung (Export)

Erstelle eine gefilterte Ansicht, die nur die Rechnungen des letzten Monats anzeigt. Am Ende des Monats kannst du diese Ansicht mit einem Klick als Excel oder CSV exportieren. Dein Steuerberater wird die strukturierte Liste inklusive der Beträge und Steuersätze lieben.

Zusammenfassung der Vorteile:

  1. Keine verlorenen Belege mehr (dank Datei-Spalte und Mobile App).
  2. Volle Kontrolle über den Cashflow (durch Dashboards).
  3. Zusammenarbeit: Markiere Teammitglieder direkt bei einer Rechnung, wenn du eine Rückfrage hast (@mention).

Viel Erfolg beim Aufbau deines Systems! Wenn du Hilfe bei den Formeln benötigst, frag einfach nach.

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