Master-Tutorial: Pivot-Tabellen „Werte anzeigen als“ effektiv nutzen
Hier ist ein umfassendes Tutorial zur Funktion „Werte anzeigen als“ (Show Value As) in Pivot-Tabellen. Diese Funktion ist eines der mächtigsten Werkzeuge in Excel, um Daten ohne Formeln tiefgreifend zu analysieren.
In einer Pivot-Tabelle reicht es oft nicht aus, nur die Summe oder den Mittelwert zu sehen. Oft wollen wir wissen: „Wie viel Prozent vom Gesamtumsatz macht dieses Produkt aus?“ oder „Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zum Vormonat verändert?“ Genau hier kommt die Funktion „Werte anzeigen als“ ins Spiel.
1. Der Weg zum Menü
Bevor wir die einzelnen Berechnungen durchgehen, hier der Weg, wie du die Funktion aktivierst:
- Erstelle eine Pivot-Tabelle.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zahl innerhalb deiner Pivot-Tabelle (im Wertebereich).
- Wähle im Kontextmenü den Punkt Werte anzeigen als.
- Dort erscheint eine Liste mit verschiedenen Berechnungsoptionen.
2. Die wichtigsten Berechnungen im Überblick
Hier sind die am häufigsten genutzten Optionen und was sie bewirken:
A. % des Gesamtergebnisses ( % of Grand Total)
Dies ist der Klassiker. Jede einzelne Zelle wird ins Verhältnis zur absoluten Gesamtsumme der Tabelle gesetzt.
- Anwendung: „Welchen Anteil hat Region X am Gesamtumsatz des Unternehmens?“
B. % des Spaltengesamtergebnisses / % des Zeilengesamtergebnisses
- % des Spaltengesamtergebnisses: Die Summe jeder Spalte ergibt 100 %. Hilfreich, um die Verteilung innerhalb einer Kategorie (z. B. Jahre in den Spalten) zu sehen.
- % des Zeilengesamtergebnisses: Die Summe jeder Zeile ergibt 100 %. Ideal, um zu sehen, wie sich ein Wert über verschiedene Spalten hinweg verteilt (z. B. Umsatzanteile von Produkten pro Monat).
C. Differenz von / % Differenz von (Difference From)
Diese Funktion vergleicht Werte mit einem „Basiselement“.
- Szenario: Du hast Verkaufszahlen für 2023 und 2024.
- Einstellung: Wähle als Basisfeld „Jahr“ und als Basiselement „2023“ (oder „Vorheriges“).
- Ergebnis: Excel zeigt dir die absolute oder prozentuale Steigerung/Senkung zum Vorjahr an.
D. Laufendes Gesamtergebnis in (Running Total In)
Diese Funktion addiert die Werte Schritt für Schritt auf.
- Anwendung: Kumulierter Umsatz über ein Jahr hinweg.
- Einstellung: Wähle als Basisfeld das Datum oder den Monat. Im Januar steht der Januar-Wert, im Februar steht „Januar + Februar“ usw.
E. Rangfolge (Rank Smallest to Largest / Largest to Smallest)
Anstatt die Werte anzuzeigen, zeigt Excel die Platzierung (1, 2, 3...).
- Anwendung: Wer ist mein Top-Verkäufer? Wer ist das Schlusslicht?
3. Praxis-Beispiel: Schritt-für-Schritt
Stell dir vor, du hast eine Liste mit Produkten, Monaten und Umsätzen. Du möchtest wissen, wie viel Prozent jedes Produkt zum Monatsumsatz beiträgt.
- Pivot aufbauen: Ziehe „Produkte“ in die Zeilen, „Monat“ in die Spalten und „Umsatz“ in die Werte.
- Wert duplizieren: Ziehe das Feld „Umsatz“ ein zweites Mal in den Wertebereich. Jetzt hast du zwei Spalten mit den gleichen Zahlen.
- Berechnung ändern: Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Zahl in der zweiten Umsatz-Spalte.
- Wählen: Gehe auf
Werte anzeigen als->% des Spaltengesamtergebnisses. - Ergebnis: Du siehst nun links den absoluten Euro-Wert und direkt daneben, wie viel Prozent das Produkt am Monatsumsatz ausmacht.
4. Profi-Tipps
Tipp 1: Spaltennamen anpassen
Wenn du eine Berechnung wie „% des Gesamtergebnisses“ wählst, benennt Excel die Spalte oft kryptisch um. Klicke einfach oben in die Bearbeitungsleiste und tippe einen sauberen Namen ein (z. B. „Anteil in %“).
Tipp 2: Wertefeld-Einstellungen
Du erreichst diese Optionen auch über die Wertefeld-Einstellungen (unten rechts im Pivot-Bereich auf den kleinen Pfeil beim Feld klicken). Dort gibt es einen extra Reiter „Werte anzeigen als“. Dies ist oft übersichtlicher, wenn du komplexe Basis-Elemente auswählen musst.
Tipp 3: Bedingte Formatierung kombinieren
Kombiniere „Werte anzeigen als“ (z. B. Differenz von) mit der Bedingten Formatierung (Datenbalken oder Ampel-Farben). So siehst du sofort auf einen Blick, wo die Zahlen im Vergleich zum Vormonat gesunken (Rot) oder gestiegen (Grün) sind.
Zusammenfassung
Die Funktion „Werte anzeigen als“ spart dir Zeit und mühsame manuelle Formelarbeit außerhalb der Pivot-Tabelle. Das Beste daran: Wenn du deine Daten aktualisierst oder Filter setzt, berechnet Excel alle Prozente und Rangfolgen automatisch neu!