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HubSpot-Tutorial: E-Mails an Kontakte senden

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Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du E-Mails an deine Kontakte in HubSpot versendest. Wir unterscheiden dabei zwischen Eins-zu-eins-E-Mails (persönliche Nachrichten aus dem CRM) und Marketing-E-Mails (Newsletter an viele Empfänger).

In HubSpot gibt es zwei grundlegende Wege, um E-Mails zu versenden. Je nach Ziel wählst du die passende Methode.

Teil 1: Eins-zu-eins-E-Mails senden (Sales & Service)

Diese Methode nutzt du, wenn du einem einzelnen Kontakt eine persönliche Nachricht direkt aus dem CRM senden möchtest.

Schritt 1: Das persönliche E-Mail-Konto verknüpfen

Bevor du startest, musst du dein Postfach (Gmail, Outlook oder IMAP) mit HubSpot verbinden:

  1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Gehe in der linken Menüleiste zu Allgemein > E-Mail.
  3. Klicke auf Persönliche E-Mail verknüpfen und folge den Anweisungen.

Schritt 2: Den Kontakt auswählen

  1. Navigiere zu Kontakte > Kontakte.
  2. Klicke auf den Namen des Kontakts, dem du schreiben möchtest.

Schritt 3: Die E-Mail verfassen

  1. Klicke im linken Bereich des Kontakt-Datensatzes auf das E-Mail-Symbol (kleiner Briefumschlag).
  2. Es öffnet sich ein Fenster. Hier kannst du:
    • Einen Betreff und Text eingeben.
    • Vorlagen nutzen, um Zeit zu sparen.
    • Dokumente oder Meeting-Links anhängen.
    • Das Tracking (Öffnungsrate) und Logging aktivieren.

Schritt 4: Senden oder Planen

Klicke auf Senden. Wenn du die E-Mail später abschicken möchtest, klicke auf den kleinen Pfeil neben "Senden" und wähle Später senden.

Teil 2: Marketing-E-Mails senden (Newsletter & Kampagnen)

Diese Methode nutzt du, um professionelle E-Mails an eine Liste von Kontakten gleichzeitig zu senden.

Schritt 1: Eine neue E-Mail erstellen

  1. Navigiere zu Marketing > E-Mail.
  2. Klicke oben rechts auf E-Mail erstellen.
  3. Wähle einen Typ (meistens Normal, für Newsletter).

Schritt 2: Vorlage auswählen und Design anpassen

  1. Wähle eine Design-Vorlage aus.
  2. Nutze den Drag-and-Drop-Editor, um Bilder, Texte und Buttons einzufügen.
  3. Wichtig: Nutze Personalisierungstoken (z. B. „Hallo [Vorname]“), um die E-Mail persönlicher zu gestalten.

Schritt 3: Einstellungen vornehmen

Wechsle zum Reiter Einstellungen:

  • Wähle den Absendernamen und die Absenderadresse.
  • Gib eine aussagekräftige Betreffzeile und einen Vorschautext ein.

Schritt 4: Empfänger auswählen

Wechsle zum Reiter Senden oder Planen:

  • Wähle unter Senden an die entsprechenden Kontaktlisten aus.
  • Du kannst auch Listen von der Versendung ausschließen.

Schritt 5: Überprüfen und Absenden

  1. Klicke oben rechts auf Überprüfen und Senden.
  2. HubSpot zeigt dir nun eine Checkliste (z. B. ob der Abmelde-Link vorhanden ist).
  3. Wenn alles passt, klicke auf Senden oder lege einen Zeitpunkt für den Versand fest.

Tipps für den Erfolg

1. DSGVO beachten

Stelle sicher, dass du die Erlaubnis (Opt-in) hast, den Kontakten E-Mails zu senden. Bei Marketing-E-Mails fügt HubSpot automatisch einen Abmelde-Link ein – entferne diesen niemals, da dies rechtlich verpflichtend ist.

2. E-Mail-Tracking nutzen

In den CRM-Einstellungen kannst du sehen, ob ein Kontakt deine E-Mail geöffnet oder auf einen Link geklickt hat. Das hilft dir dabei, den richtigen Zeitpunkt für ein Follow-up zu finden.

3. A/B-Tests (Nur Marketing-Hub Professional)

Wenn du unsicher bist, welcher Betreff besser funktioniert, kannst du bei Marketing-E-Mails einen A/B-Test durchführen, um die Öffnungsrate zu optimieren.

Zusammenfassung:

  • CRM-E-Mails sind für die direkte Kommunikation (Sales).
  • Marketing-E-Mails sind für Massenversand (Newsletter).
  • Achte immer auf ein verknüpftes Postfach und die rechtlichen Rahmenbedingungen.
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