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HubSpot mit Salesforce integrieren: Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Die Integration von HubSpot und Salesforce gehört zu den leistungsstärksten Verbindungen im Bereich Marketing- und Sales-Automatisierung. Durch die Synchronisation beider Plattformen stellen Sie sicher, dass Ihr Marketing-Team und Ihr Vertriebsteam immer auf demselben Datenstand sind.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie die Installation und Konfiguration erfolgreich durchführen.

1. Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über die entsprechenden Berechtigungen und Versionen verfügen:

  • HubSpot: Sie benötigen ein Professional- oder Enterprise-Abonnement.
  • Salesforce: Sie benötigen die Versionen Professional, Enterprise oder Unlimited.
  • Berechtigungen:
    • In HubSpot müssen Sie ein Super-Admin sein.
    • In Salesforce benötigen Sie Administrator-Rechte oder die Berechtigung „AppExchange-Pakete installieren“.

2. Die Installation starten

  1. Loggen Sie sich in Ihren HubSpot-Account ein.
  2. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf das Marktplatz-Symbol (Haus-Icon) und wählen Sie App Marketplace.
  3. Suchen Sie nach der Salesforce-App und klicken Sie darauf.
  4. Klicken Sie oben rechts auf App installieren.

3. Salesforce mit HubSpot verbinden

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Verbindung konfigurieren:

  1. Wählen Sie aus, ob Sie eine Verbindung zu einer Salesforce-Sandbox (zum Testen) oder direkt zur Produktionsumgebung herstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf Salesforce verbinden.
  3. Ein Pop-up-Fenster erscheint: Melden Sie sich mit Ihren Salesforce-Anmeldedaten an.
  4. Bestätigen Sie den Zugriff, indem Sie auf Zulassen klicken.

4. Das HubSpot-Paket in Salesforce installieren

Damit die Daten reibungslos fließen, muss ein Integrationspaket in Salesforce installiert werden:

  1. HubSpot leitet Sie automatisch zum Installationsprozess weiter.
  2. Wählen Sie in Salesforce die Option „Für alle Benutzer installieren“ (empfohlen, damit keine Berechtigungskonflikte auftreten).
  3. Klicken Sie auf Installieren und bestätigen Sie den Zugriff für Drittanbieter.
  4. Sobald die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig.

5. Den Synchronisations-Assistenten konfigurieren

Nach der Installation führt Sie HubSpot durch ein Setup-Menü:

  • Schritt 1: Salesforce-Objekte auswählen. Legen Sie fest, welche Salesforce-Datensätze (Leads, Kontakte, Accounts, Opportunities) mit HubSpot synchronisiert werden sollen.
  • Schritt 2: Einschlusslisten (Inclusion Lists). Dies ist ein kritischer Schritt. Erstellen Sie in HubSpot eine Liste mit Kontakten, die nach Salesforce übertragen werden sollen. So verhindern Sie, dass "unreife" Marketing-Leads Ihr CRM überfluten.
  • Schritt 3: Mapping der Felder. Bestimmen Sie, welches HubSpot-Feld (z. B. "Vorname") welchem Salesforce-Feld entspricht.
    • Tipp: Achten Sie darauf, ob HubSpot oder Salesforce bei Konflikten Vorrang haben soll.

6. Synchronisationsregeln festlegen

Sie können nun im Detail bestimmen, wie die Daten fließen sollen:

  • Zwei-Wege-Synchronisation: Änderungen in HubSpot werden an Salesforce übertragen und umgekehrt.
  • Ein-Weg-Synchronisation: Daten fließen nur in eine Richtung (z. B. nur von Salesforce zu HubSpot).
  • Lifecycle-Phasen: Legen Sie fest, ob HubSpot den Status eines Kontakts in Salesforce automatisch aktualisieren darf, wenn sich die Lifecycle-Phase ändert.

7. Testen und Überwachen

Bevor Sie die vollständige Synchronisation für alle Datensätze aktivieren:

  1. Einzelne Datensätze testen: Gehen Sie zu einem Test-Kontakt in HubSpot und klicken Sie auf der rechten Seite im Salesforce-Fenster auf „Synchronisieren“.
  2. Synchronisationsfehler prüfen: Gehen Sie in HubSpot zu Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps > Salesforce. Dort finden Sie den Reiter „Synchronisierungsfehler“. Beheben Sie eventuelle Mapping-Fehler sofort.

Fazit

Die Integration steht! Ab sofort arbeiten Marketing und Vertrieb Hand in Hand. Leads, die in HubSpot generiert werden, erscheinen automatisch in Salesforce, und der Vertrieb sieht direkt die Marketing-Historie des Kunden.

Wichtiger Hinweis: Überprüfen Sie regelmäßig das Fehlerprotokoll in HubSpot, da Änderungen an Feldtypen in Salesforce oft die Synchronisation unterbrechen können.

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