Tutorial

E-Mail-Signatur in Outlook erstellen und anpassen: Das ultimative Tutorial

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du deine E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook professionell erstellst und anpasst.

Eine professionelle E-Mail-Signatur ist deine digitale Visitenkarte. Sie vermittelt Professionalität und sorgt dafür, dass alle wichtigen Kontaktdaten sofort griffbereit sind. In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine Signatur sowohl in der Outlook Desktop-App als auch in Outlook im Web (bzw. dem „neuen“ Outlook) einrichtest.

Teil 1: Outlook Desktop-App (Klassische Version)

Schritt 1: Das Signatur-Menü öffnen

  1. Starte Outlook.
  2. Klicke oben links auf den Reiter Datei.
  3. Wähle unten in der linken Spalte Optionen aus.
  4. Ein neues Fenster öffnet sich. Klicke hier auf den Punkt E-Mail.
  5. Klicke auf die Schaltfläche Signaturen… (befindet sich auf der rechten Seite).

Schritt 2: Eine neue Signatur erstellen

  1. Klicke im Reiter „E-Mail-Signatur“ auf Neu.
  2. Gib der Signatur einen Namen (z. B. „Geschäftlich“ oder „Privat“) und bestätige mit OK.

Schritt 3: Signatur gestalten

Im unteren Textfeld kannst du nun deine Signatur entwerfen:

  • Text: Tippe deinen Namen, Jobtitel, Firma und Kontaktdaten ein.
  • Formatierung: Nutze die Werkzeugleiste über dem Textfeld, um Schriftart, Größe und Farben anzupassen.
  • Bilder/Logos: Klicke auf das Bild-Icon (rechts neben den Hyperlink-Icon), um dein Firmenlogo hochzuladen.
  • Links: Markiere einen Text oder ein Bild und klicke auf das Weltkugel-Icon (Link), um deine Website oder Social-Media-Profile zu verknüpfen.

Schritt 4: Standard-Signatur festlegen

Damit die Signatur automatisch erscheint, musst du sie zuweisen:

  • Wähle rechts unter Standard-Signatur auswählen dein E-Mail-Konto aus.
  • Wähle bei Neue Nachrichten deine erstellte Signatur aus.
  • Wähle bei Antworten/Weiterleitungen ebenfalls die Signatur aus (oder lasse es leer, wenn du dort keine Signatur möchtest).
  1. Klicke auf OK, um alles zu speichern.

Teil 2: Outlook im Web & das „neue“ Outlook

Die Schritte für die Web-Version (outlook.com / Microsoft 365) und das neue Outlook für Windows sind nahezu identisch.

Schritt 1: Einstellungen öffnen

  1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
  2. Wähle im Menü E-Mail und dann den Unterpunkt Verfassen und Antworten.

Schritt 2: Signatur bearbeiten

  1. Klicke auf + Neue Signatur.
  2. Gib einen Namen für die Signatur ein.
  3. Erstelle im Editor-Fenster deine Signatur (Text, Bilder und Links funktionieren hier ähnlich wie in der Desktop-Version).

Schritt 3: Speichern und Zuweisen

  1. Scrolle nach unten zu Standardsignaturen auswählen.
  2. Wähle aus, ob die Signatur für neue Nachrichten und/oder Antworten verwendet werden soll.
  3. Klicke ganz unten auf Speichern.

Profi-Tipps für eine gute Signatur

1. Rechtliche Pflichtangaben (Deutschland)

Wenn du geschäftliche E-Mails verschickst, ist die Signatur oft rechtlich verpflichtend. In Deutschland gehören dazu meist:

  • Vollständiger Firmenname (laut Handelsregister).
  • Rechtsform (z. B. GmbH, AG).
  • Sitz der Gesellschaft.
  • Registergericht und Registernummer.
  • Namen der Geschäftsführer / Vorstände.

2. Weniger ist mehr

Überlade deine Signatur nicht mit zu vielen Farben oder unterschiedlichen Schriftarten. Bleib bei maximal zwei Schriftarten und achte auf eine gute Lesbarkeit.

3. Bilder richtig skalieren

Füge Bilder (Logos) nicht in riesiger Auflösung ein, um sie dann in Outlook klein zu ziehen. Skaliere das Bild vorher in einem Bildbearbeitungsprogramm auf die gewünschte Größe (z. B. 150-300 Pixel Breite), damit die E-Mail nicht unnötig groß wird.

4. Call-to-Action (CTA)

Nutze die Signatur für dezentes Marketing! Du kannst einen Link zu deinem neuesten Blogartikel, einem aktuellen Webinar oder deinem Buchungskalender (z. B. Calendly) einfügen.

Fehlerbehebung: Das Bild ist in der Empfänger-Mail riesig?

Das passiert oft, wenn die DPI-Einstellungen des Bildes nicht standardisiert sind. Lösung: Speichere dein Logo fürs Web (72 oder 96 DPI) und füge es erneut ein. Wenn das nicht hilft, kannst du die Signatur auch in Microsoft Word gestalten, kopieren und in Outlook einfügen – oft übernimmt Outlook die Formatierung aus Word besser.

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