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Dokumente in DocuSign hochladen: Die einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein leicht verständliches Tutorial, wie du Dokumente in DocuSign hochlädst und zur Signatur vorbereitest.

DocuSign ist das weltweit führende Tool für elektronische Signaturen. In diesem Guide erfährst du, wie du deine Dokumente schnell und sicher hochlädst, egal ob vom Computer oder aus der Cloud.

Schritt 1: Einloggen und Starten

Melde dich in deinem DocuSign-Konto an. Sobald du dich auf dem Dashboard befindest, hast du zwei Möglichkeiten, um zu beginnen:

  1. Klicke auf die gelbe Schaltfläche „Neu“ und wähle „Umschlag senden“.
  2. Alternativ kannst du eine Datei einfach per Drag-and-drop direkt in das Startfenster ziehen.

Schritt 2: Dokumente hinzufügen

Im Bereich „Dokumente für den Umschlag hinzufügen“ hast du drei Optionen, um deine Dateien hochzuladen:

  • Hochladen: Wähle eine Datei direkt von deiner lokalen Festplatte aus (z. B. eine PDF- oder Word-Datei).
  • Aus Cloud abrufen: Klicke auf „Cloud-Speicher“, um Dokumente direkt aus Google Drive, Dropbox, OneDrive oder Box zu importieren.
  • Vorlagen verwenden: Wenn du ein Dokument nutzt, das du öfter verschickst, kannst du eine bereits gespeicherte Vorlage wählen.

Pro-Tipp: DocuSign unterstützt fast alle gängigen Formate (.pdf, .docx, .png, .jpg). PDF wird jedoch für die beste Formatierung empfohlen.

Schritt 3: Empfänger hinzufügen

Nachdem die Datei hochgeladen wurde, musst du festlegen, wer das Dokument unterzeichnen soll:

  1. Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  2. Wähle die Rolle aus (z. B. „Muss unterschreiben“ oder „Erhält eine Kopie“).
  3. Wenn du selbst unterschreiben musst, klicke auf „Mich hinzufügen“.

Schritt 4: Felder platzieren (Signatur & Co.)

Klicke unten rechts auf „Weiter“. Du siehst nun die Vorschau deines Dokuments. Auf der linken Seite findest du die Standardfelder:

  1. Ziehe das Feld „Unterschrift“ per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle im Dokument.
  2. Füge bei Bedarf weitere Felder wie „Datum unterschrieben“, „Name“ oder „Text“ (für Notizen) hinzu.
  3. Falls es mehrere Unterzeichner gibt, kannst du oben links zwischen den Namen wechseln, um jedem seine eigenen Felder zuzuweisen.

Schritt 5: Prüfen und Absenden

Bevor du das Dokument verschickst, solltest du alles noch einmal kontrollieren:

  • Sind alle Felder an der richtigen Stelle?
  • Sind die E-Mail-Adressen korrekt?
  • Senden: Klicke unten rechts auf die Schaltfläche „Senden“.

Wichtige Tipps für den Erfolg:

  • Dateigröße: Achte darauf, dass die Gesamtaufnahme des Umschlags 25 MB nicht überschreitet, damit die Zustellung reibungslos funktioniert.
  • Reihenfolge festlegen: Wenn du möchtest, dass Person A erst unterschreibt, bevor Person B das Dokument erhält, aktiviere das Kontrollkästchen „Unterzeichnerreihenfolge festlegen“ bei der Empfängerliste.
  • Sicherheit: Du kannst unter „Zusätzliche Authentifizierung“ einen Zugriffscode festlegen, den der Empfänger eingeben muss, bevor er das Dokument sehen kann.

Fertig! Du hast erfolgreich ein Dokument hochgeladen und auf den Weg gebracht. DocuSign informiert dich automatisch per E-Mail, sobald der Empfänger das Dokument unterschrieben hat.

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