Tutorial

DocuSign Umschlag senden: Der ultimative Guide 2025 [Schritt-für-Schritt]

Melden

Hier ist ein aktuelles, leicht verständliches Tutorial für das Jahr 2025, um Dokumente (Umschläge) mit DocuSign zu versenden.

In der Welt von DocuSign ist ein „Umschlag“ (Envelope) der digitale Container für Ihre Dokumente, Empfängerdaten und Signaturfelder. Mit diesem Guide versenden Sie Ihre Verträge im Jahr 2025 schneller und sicherer als je zuvor.

Schritt 1: Starten und Dokumente hochladen

Loggen Sie sich in Ihr DocuSign-Konto ein.

  1. Klicken Sie auf der Startseite auf die Schaltfläche „Neu“ und wählen Sie „Umschlag senden“.
  2. Dokumente hinzufügen: Sie haben drei Möglichkeiten:
    • Hochladen: Wählen Sie eine Datei von Ihrem Computer (PDF, Word, etc.).
    • Cloud-Speicher: Nutzen Sie Google Drive, OneDrive oder Dropbox.
    • Vorlagen: Verwenden Sie eine bereits erstellte Vorlage (ideal für Standardverträge).

Tipp für 2025: DocuSign unterstützt mittlerweile KI-gestützte Dokumentenanalysen, die automatisch erkennen, wo Felder platziert werden könnten.

Schritt 2: Empfänger hinzufügen

Legen Sie fest, wer das Dokument erhalten und was diese Person tun soll.

  1. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
  2. Aktion wählen:
    • Muss signieren: Der Klassiker.
    • Erhält eine Kopie: Nur zur Information (CC).
    • Persönlich unterzeichnen: Wenn Sie das Tablet/Laptop direkt übergeben.
  3. Identitätsprüfung (Optional): Für hochsensible Verträge können Sie unter „Anpassen“ eine SMS-Authentifizierung oder einen Passcode hinzufügen.
  4. Reihenfolge festlegen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Unterzeichnerreihenfolge festlegen“, wenn Person A erst unterschreiben muss, bevor Person B das Dokument sieht.

Schritt 3: Betreffzeile und Nachricht verfassen

Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Nachricht an alle Empfänger“.

  1. E-Mail-Betreff: Wählen Sie einen klaren Titel (z. B. „Arbeitsvertrag – Max Mustermann“).
  2. E-Mail-Nachricht: Geben Sie eine kurze Anweisung oder einen Gruß ein. Neu in 2025: Nutzen Sie die personalisierten Platzhalter, damit die E-Mail den Empfänger automatisch mit Namen anspricht.

Schritt 4: Felder platzieren (Tagging)

Klicken Sie oben rechts auf „Weiter“. Jetzt sehen Sie die Vorschau Ihres Dokuments.

  1. Felder per Drag-and-Drop: Links finden Sie die Standardfelder. Ziehen Sie diese einfach auf das Dokument:
    • Signatur: Wo unterschrieben werden muss.
    • Datum: Wird automatisch beim Signieren ausgefüllt.
    • Textfeld: Falls der Empfänger Informationen (z. B. Steuernummer) eintragen muss.
  2. Empfänger wechseln: Wenn Sie mehrere Unterzeichner haben, wählen Sie oben links den jeweiligen Namen aus, um die Felder farblich zuzuordnen (z. B. Gelb für Käufer, Blau für Verkäufer).

Schritt 5: Prüfen und Senden

Bevor Sie auf den Knopf drücken:

  1. Vorschau: Klicken Sie oben rechts auf „Vorschau“, um zu sehen, wie das Dokument auf einem Desktop oder Smartphone für den Empfänger aussieht.
  2. Senden: Wenn alles passt, klicken Sie auf „Senden“.

Profi-Tipps für 2025:

  • Mobile First: Da über 60 % der Verträge heute auf dem Smartphone signiert werden, achten Sie darauf, dass Ihre Textfelder groß genug platziert sind.
  • Erinnerungen automatisieren: Klicken Sie vor dem Senden auf „Erweitert“, um automatische Erinnerungen (z. B. alle 2 Tage) einzustellen. So müssen Sie nicht manuell nachhaken.
  • Status verfolgen: Unter dem Menüpunkt „Verwalten“ sehen Sie in Echtzeit, ob der Empfänger die E-Mail bereits geöffnet oder das Dokument schon gelesen hat.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben erfolgreich einen Umschlag mit DocuSign versendet. Der Empfänger erhält nun eine E-Mail und kann ganz ohne eigenes Konto rechtssicher unterzeichnen.

0