Tutorial

DocuSign Signiergruppen einrichten: Der einfachste Guide 2025

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, wie du Signiergruppen (Signing Groups) in DocuSign am schnellsten und einfachsten einrichtest.

Signiergruppen sind ein mächtiges Werkzeug in DocuSign. Sie ermöglichen es, ein Dokument an eine Gruppe von Personen (z. B. „Rechtsabteilung“ oder „Einkauf“) zu senden, wobei nur eine Person aus dieser Gruppe unterschreiben muss, um den Vorgang abzuschließen. Das verhindert Verzögerungen, wenn einzelne Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind.

Voraussetzungen

  • Du benötigst Administrator-Rechte in deinem DocuSign-Konto.
  • Die Funktion muss in deinem DocuSign-Abo enthalten sein (in den meisten Business-Plänen Standard).

Schritt 1: Zugriff auf die Admin-Konsole

  1. Logge dich in dein DocuSign-Konto ein.
  2. Klicke in der oberen Menüleiste auf den Reiter Admin. (Solltest du diesen Punkt nicht sehen, fehlen dir die entsprechenden Rechte).

Schritt 2: Die Signiergruppe erstellen

  1. Navigiere in der linken Seitenleiste zum Bereich Benutzer und Gruppen (Users and Groups).
  2. Klicke auf den Unterpunkt Signiergruppen (Signing Groups).
  3. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Signiergruppe hinzufügen (Add Signing Group).
  4. Name der Gruppe: Gib der Gruppe einen klaren Namen (z. B. Finanzfreigabe DACH).
  5. Mitglieder hinzufügen: Wähle aus der Liste deiner bestehenden DocuSign-Benutzer die Personen aus, die dieser Gruppe angehören sollen. Klicke auf Hinzufügen, um sie in die Gruppe zu verschieben.
  6. Klicke auf Speichern.

Schritt 3: Die Signiergruppe in einem Dokument verwenden

Jetzt, wo die Gruppe existiert, kannst du sie beim Versenden von Umschlägen nutzen:

  1. Starte einen neuen Umschlag (Neu -> Umschlag senden).
  2. Lade dein Dokument hoch.
  3. Gehe zum Bereich Empfänger hinzufügen.
  4. Anstatt einen Namen einzugeben, klicke rechts im Empfängerfeld auf das kleine Pfeil-Symbol oder den Link Signiergruppe auswählen (Signing Group).
  5. Wähle deine neu erstellte Gruppe aus der Liste aus.
  6. Lege die Rolle fest (z. B. „Muss signieren“).

Schritt 4: Felder platzieren und Versenden

  1. Klicke auf Weiter, um zur Dokumentenansicht zu gelangen.
  2. Ziehe die Signaturfelder an die gewünschten Stellen.
    • Hinweis: Das Feld wird nun der gesamten Gruppe zugewiesen. Sobald der Erste aus der Gruppe das Dokument öffnet und unterschreibt, ist der Vorgang für die gesamte Gruppe erledigt.
  3. Klicke auf Senden.

Profi-Tipps für 2025:

  • Urlaubsvertretung: Signiergruppen sind die beste Lösung für Urlaubsvertretungen. Du musst keine einzelnen Berechtigungen ändern; es reicht, wenn die verbleibenden Mitglieder in der Gruppe aktiv sind.
  • Transparenz: In der Historie des Dokuments (Audit Trail) wird am Ende genau aufgeführt, welches spezifische Mitglied der Gruppe unterschrieben hat. Das sorgt für rechtliche Sicherheit.
  • E-Mail-Benachrichtigung: Alle Mitglieder der Gruppe erhalten gleichzeitig eine E-Mail. Sobald einer klickt, sehen die anderen (je nach Einstellung), dass das Dokument bereits in Bearbeitung oder abgeschlossen ist.

Fazit

Die Einrichtung von Signiergruppen dauert weniger als zwei Minuten, spart deinem Team aber stundenlanges Warten auf einzelne Unterschriften. Es ist der effizienteste Weg, um Workflow-Blockaden im Jahr 2025 zu vermeiden.

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