Tutorials

DocuSign Formulare ausfüllen: Der ultimative Guide 2025

Melden

Hier ist ein umfassendes Tutorial im aktuellen 2025-Design, das Schritt für Schritt erklärt, wie man DocuSign-Formulare professionell ausfüllt und signiert.

Digitale Signaturen sind im Jahr 2025 der Standard für Verträge, Behördenangelegenheiten und geschäftliche Vereinbarungen. DocuSign ist dabei die weltweit führende Plattform. In diesem Guide erfährst du, wie du Dokumente sicher, schnell und rechtskonform bearbeitest.

Schritt 1: Die E-Mail öffnen und den Zugriff starten

Alles beginnt mit einer E-Mail-Benachrichtigung.

  1. Suche in deinem Posteingang nach einer E-Mail von DocuSign (oft im Auftrag eines Absenders wie „Max Mustermann via DocuSign“).
  2. Klicke auf die gelbe Schaltfläche „Dokument einsehen“ (oder „Review Document“).
  3. Sicherheitshinweis: Achte darauf, dass die E-Mail-Adresse des Absenders seriös ist. DocuSign verlangt niemals dein Passwort in einer E-Mail.

Schritt 2: Rechtliche Zustimmung und Datenschutz

Bevor du das Dokument sehen kannst, musst du den Nutzungsbedingungen zustimmen.

  1. Oben links erscheint meist ein Kontrollkästchen: „Ich stimme der Verwendung von elektronischen Unterlagen und Unterschriften zu“.
  2. Setze dort einen Haken.
  3. Klicke auf „Weiter“ (Continue).

Schritt 3: Navigieren im Dokument

DocuSign führt dich automatisch durch das Formular, damit du nichts vergisst.

  1. Klicke auf die Schaltfläche „Start“ am linken Rand. Der Cursor springt automatisch zum ersten Feld, das ausgefüllt werden muss.
  2. Pflichtfelder sind rot umrandet, optionale Felder grau.

Schritt 4: Ausfüllen der Formularfelder

Je nach Dokument gibt es verschiedene Feldtypen:

  • Textfelder: Hier tippst du Text ein (z. B. Adresse oder Name).
  • Dropdown-Menüs: Wähle eine Option aus einer Liste.
  • Kontrollkästchen & Optionsfelder: Klicke an, was zutrifft.
  • Datumsfelder: Diese füllen sich oft automatisch mit dem aktuellen Datum aus, können aber manchmal manuell angepasst werden.

Schritt 5: Das Dokument signieren

Dies ist der wichtigste Teil. Wenn du das Feld „Signieren“ (Sign) erreichst:

  1. Klicke auf das gelbe Symbol mit der Aufschrift „Signieren“.
  2. Stil wählen: Es öffnet sich ein Fenster. Du hast drei Möglichkeiten:
    • Wählen: DocuSign erstellt eine stilisierte Unterschrift aus deinem Namen.
    • Zeichnen: Nutze die Maus oder dein Smartphone-Display, um selbst zu unterschreiben.
    • Hochladen: Lade ein Bild deiner echten Unterschrift hoch.
  3. Klicke auf „Übernehmen und Signieren“ (Adopt and Sign).

Schritt 6: Abschluss und Bestätigung

Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind:

  1. Klicke ganz oben oder ganz unten auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ (Finish).
  2. Wenn die Schaltfläche nicht erscheint, hast du ein Pflichtfeld übersehen. Suche nach roten Markierungen.
  3. Nach dem Klicken erhältst du die Meldung: „Sie sind fertig!“.

Schritt 7: Kopie speichern

Du musst kein DocuSign-Konto erstellen, um fertig zu werden.

  1. Dir wird angeboten, eine Kopie als PDF herunterzuladen oder auszudrucken. Tu dies unbedingt für deine eigenen Unterlagen.
  2. Du erhältst zudem kurz darauf eine automatische E-Mail mit dem fertig unterzeichneten Dokument als Anhang, sobald alle beteiligten Parteien unterschrieben haben.

Pro-Tipps für 2025:

  • Mobile First: DocuSign ist 2025 perfekt für Smartphones optimiert. Du kannst Verträge bequem per Touchscreen unterschreiben – das wirkt oft natürlicher als mit der Maus.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Bei sensiblen Verträgen (z. B. Immobilien) erhältst du oft einen SMS-Code, bevor du das Dokument öffnen kannst. Halte dein Handy bereit.
  • Kommentarfunktion: Falls ein Fehler im Vertrag ist, nutze die Kommentarfunktion (falls vom Absender aktiviert), anstatt falsch zu unterschreiben.

Häufige Fehler und Lösungen:

  • Schaltfläche „Fertigstellen“ fehlt: Scrolle das Dokument noch einmal langsam durch. Meist fehlt ein kleines Häkchen bei den AGBs oder ein Pflichtfeld am Ende.
  • Falsche Unterschrift: Wenn du dich vertippt hast, kannst du auf das Signaturfeld klicken und „Ändern“ wählen, solange du noch nicht auf „Fertigstellen“ geklickt hast.

Viel Erfolg beim digitalen Signieren!

0