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Datenüberprüfung in Excel hinzufügen: Schnell & Einfach

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Hier ist ein kurzes und einfaches Tutorial, wie du die Datenüberprüfung in Excel nutzt, um fehlerhafte Eingaben zu vermeiden und Dropdown-Menüs zu erstellen.

Die Datenüberprüfung ist ein mächtiges Werkzeug, um sicherzustellen, dass in bestimmte Zellen nur korrekte Daten eingegeben werden (z. B. nur Zahlen, bestimmte Daten oder Auswahlmöglichkeiten aus einer Liste).

Schritt 1: Zellen auswählen

Markiere zuerst die Zelle oder den Zellbereich, für den die Regel gelten soll.

Schritt 2: Das Menü „Datenüberprüfung“ öffnen

  1. Klicke oben im Menüband auf den Reiter Daten.
  2. Suche in der Gruppe „Datentools“ das Symbol für Datenüberprüfung (oft dargestellt durch zwei Kästchen mit einem grünen Haken und einem roten Verbotsschild).
  3. Klicke darauf. Es öffnet sich ein Dialogfenster.

Schritt 3: Kriterien festlegen

Im Reiter Einstellungen kannst du nun festlegen, was erlaubt ist. Unter „Zulassen“ hast du verschiedene Optionen:

  • Liste: Erstellt ein Dropdown-Menü. Gib die Optionen einfach durch ein Semikolon getrennt im Feld „Quelle“ ein (z. B. Ja;Nein;Vielleicht).
  • Ganze Zahl / Dezimal: Erlaubt nur Zahlen in einem bestimmten Bereich (z. B. zwischen 1 und 100).
  • Datum: Erlaubt nur Datumsangaben innerhalb eines Zeitraums.
  • Textlänge: Begrenzt die Anzahl der Zeichen (z. B. maximal 10 Zeichen für eine ID).

Schritt 4: Fehlermeldung anpassen (Optional)

Damit der Nutzer weiß, warum eine Eingabe abgelehnt wurde, kannst du im gleichen Fenster zum Reiter Fehlermeldung wechseln:

  1. Aktiviere das Häkchen bei „Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben werden“.
  2. Wähle einen Typ (z. B. „Stopp“).
  3. Gib einen Titel (z. B. „Ungültige Eingabe“) und eine Fehlermeldung (z. B. „Bitte wählen Sie einen Wert aus der Liste aus!“) ein.

Schritt 5: Bestätigen

Klicke auf OK. Deine Datenüberprüfung ist nun aktiv!

Profi-Tipps:

  • Dropdown aus Zellen: Wenn du eine Liste im Reiter „Einstellungen“ erstellst, kannst du statt die Begriffe manuell einzutippen auch auf das Pfeil-Symbol im Feld „Quelle“ klicken und einen Zellbereich in deiner Tabelle markieren, in dem die Auswahlmöglichkeiten stehen.
  • Datenüberprüfung kopieren: Wenn du die Regel auf andere Zellen übertragen willst, kopiere die Zelle (Strg + C), markiere die Zielzellen, mache einen Rechtsklick -> Inhalte einfügen -> Inhalte einfügen... -> Gültigkeit auswählen.
  • Löschen: Um die Überprüfung zu entfernen, markiere die Zellen, öffne erneut das Menü „Datenüberprüfung“ und klicke unten links auf Alle löschen.
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