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Anleitung: Gmail-E-Mails auf einer externen Festplatte sichern

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du deine Gmail-E-Mails sicherst und auf einer externen Festplatte speicherst.

Es gibt verschiedene Wege, deine E-Mails lokal zu speichern. Die effizienteste Methode für ein vollständiges Backup ist die Nutzung von Google Takeout. Wenn du nur einzelne E-Mails sichern möchtest, eignet sich die PDF-Methode.

Methode 1: Das komplette Backup mit Google Takeout (Empfohlen)

Google Takeout ist das offizielle Tool von Google, um eine Kopie aller Daten deines Kontos zu erstellen.

Schritt 1: Google Takeout aufrufen

  1. Öffne deinen Browser und gehe auf takeout.google.com.
  2. Melde dich mit deinem Google-Konto an.

Schritt 2: Daten auswählen

  1. Standardmäßig sind alle Google-Dienste ausgewählt. Klicke oben auf die Schaltfläche „Auswahl aufheben“.
  2. Scrolle nach unten, bis du „Gmail“ (oder „Mails“) findest, und setze dort das Häkchen.
  3. Optional: Du kannst auf „Alle Gmail-Daten eingeschlossen“ klicken, um nur bestimmte Labels (Ordner) für das Backup auszuwählen.

Schritt 3: Dateityp und Ziel festlegen

  1. Scrolle ganz nach unten und klicke auf „Nächster Schritt“.
  2. Übermittlungsmethode: Wähle „Download-Link per E-Mail senden“.
  3. Häufigkeit: Wähle „Einmaliges Exportieren“.
  4. Dateityp & Größe: Wähle „.zip“. Bei der Größe empfiehlt sich 2 GB oder 4 GB (größere Archive werden in mehrere Dateien aufgeteilt).
  5. Klicke auf „Export erstellen“.

Schritt 4: Download und Speichern auf der Festplatte

  1. Google bereitet nun die Daten vor (dies kann je nach Postfachgröße Minuten bis Stunden dauern).
  2. Du erhältst eine E-Mail, sobald das Backup fertig ist.
  3. Klicke in der E-Mail auf „Dateien herunterladen“.
  4. Schließe deine externe Festplatte an den Computer an.
  5. Verschiebe die heruntergeladene ZIP-Datei aus deinem „Downloads“-Ordner direkt auf die externe Festplatte.

Hinweis: Die E-Mails werden im .mbox-Format gespeichert. Um diese später zu lesen, benötigst du ein Programm wie Mozilla Thunderbird.

Methode 2: Einzelne E-Mails als PDF speichern

Wenn du nur ein paar wichtige E-Mails sichern möchtest, ist dies der schnellste Weg.

  1. Öffne die gewünschte E-Mail in Gmail.
  2. Klicke oben rechts auf das Druckersymbol (oder klicke auf die drei Punkte ⋮ und wähle „Drucken“).
  3. Im Druckmenü änderst du den Drucker/Ziel auf „Als PDF speichern“.
  4. Klicke auf Speichern.
  5. Wähle im Dateimanager deine externe Festplatte als Speicherort aus und klicke auf OK.

Methode 3: Nutzung eines E-Mail-Programms (Thunderbird)

Diese Methode ist ideal, wenn du regelmäßig Backups machen möchtest.

  1. Installiere das kostenlose Programm Mozilla Thunderbird.
  2. Verknüpfe dein Gmail-Konto über IMAP.
  3. Sobald alle E-Mails synchronisiert sind, kannst du sie markieren und per Rechtsklick mit der Funktion „Speichern unter...“ direkt auf deine externe Festplatte exportieren (als .eml-Dateien).
  4. Tipp: Mit dem Add-on „ImportExportTools NG“ kannst du ganze Ordnerstrukturen mit einem Klick sichern.

Zusammenfassung: Was solltest du wählen?

  • Google Takeout: Wenn du alle E-Mails auf einmal sichern willst (Jahres-Backup).
  • PDF-Druck: Wenn du nur einzelne Belege oder Verträge schnell ablegen willst.
  • Thunderbird: Wenn du eine laufende Archivierung und einfache Lesbarkeit der Nachrichten wünscht.

Wichtiger Tipp: Überprüfe nach dem Kopieren auf die externe Festplatte stichprobenartig, ob die Dateien vorhanden und lesbar sind!

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