Wie verfasse ich eine professionelle Abwesenheitsmail für den Arbeitsplatz?

1. Einleitung und Zweck der Abwesenheitsmail
2. Wichtige Elemente einer Abwesenheitsmail
3. Ton und Stil der Nachricht
4. Beispiel für eine professionelle Abwesenheitsmail
5. Technische Umsetzung der Abwesenheitsmail
6. Fazit

Einleitung und Zweck der Abwesenheitsmail

Eine Abwesenheitsmail ist ein automatisches Antwortschreiben, das versendet wird, wenn Sie vorübergehend nicht erreichbar sind. Sie informiert den Absender darüber, dass Sie nicht sofort auf Nachrichten reagieren können und gibt Auskunft über den Zeitraum Ihrer Abwesenheit. Damit vermeiden Sie Missverständnisse und machen deutlich, dass Ihre Abwesenheit bewusst kommuniziert wird.

Wichtige Elemente einer Abwesenheitsmail

Eine professionelle Abwesenheitsmail sollte einige wesentliche Punkte enthalten, um klar, höflich und informativ zu sein. Dazu gehören zunächst eine höfliche Begrüßung, ein Hinweis auf die Abwesenheit inklusive Datum oder Zeitraum, eine Information darüber, ob und wann eine Rückmeldung möglich ist, sowie gegebenenfalls eine Alternative Kontaktperson oder Vertretung. Abschließend sollte ein freundlicher Gruß die Mail abrunden.

Ton und Stil der Nachricht

Der Stil sollte sachlich und höflich sein. Vermeiden Sie zu persönliche oder saloppe Formulierungen. Die Nachricht repräsentiert nicht nur Sie, sondern auch Ihr Unternehmen. Verwenden Sie daher klare und verständliche Sprache, die zu Ihrem beruflichen Umfeld passt. Auch sollte der Text kurz gehalten sein, um schnell erfassbar zu bleiben, ohne wichtige Informationen auszulassen.

Beispiel für eine professionelle Abwesenheitsmail

Ein typischer Text für eine Abwesenheitsmail könnte folgendermaßen aussehen:

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit vom TT.MM.JJJJ bis einschließlich TT.MM.JJJJ nicht im Büro und kann Ihre E-Mail in diesem Zeitraum nicht beantworten.

In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin/Frau Name unter der E-Mail-Adresse email@beispiel.de.

Technische Umsetzung der Abwesenheitsmail

In den meisten E-Mail-Programmen oder -Systemen können Sie eine automatische Antwortfunktion einrichten. Wichtig ist hierbei, dass Sie die Nachricht einmal korrekt formuliert abspeichern und die automatische Antwort aktivieren für den gewünschten Zeitraum. Achten Sie darauf, die automatische Antwort danach wieder zu deaktivieren, um ungewollte weitere Antworten zu vermeiden.

Fazit

Eine professionelle Abwesenheitsmail gibt Ihrem Gegenüber klare Informationen über Ihre Erreichbarkeit und zeigt gleichzeitig Ihr professionelles Auftreten. Mit einer höflichen und klar strukturierten Nachricht können Sie sicherstellen, dass Ihre Kommunikation auch während Ihrer Abwesenheit reibungslos funktioniert und keine wichtigen Anliegen unbeachtet bleiben.