Wie überprüft man, welche Benutzer Änderungen an einer Visio-Datei vorgenommen haben?
- Einleitung
- Nachverfolgung der Änderungen direkt in Visio
- Verwendung von Versionsverlauf in OneDrive und SharePoint
- Dokumenteigenschaften und Metadaten in Visio
- Einsatz von Versionskontrollsystemen oder Drittanbieter-Tools
- Fazit
Einleitung
Microsoft Visio ist ein leistungsfähiges Tool zum Erstellen von Diagrammen und technischen Zeichnungen. In vielen Arbeitsumgebungen wird an Visio-Dateien von mehreren Benutzern gearbeitet. Daher ist es oft wichtig zu wissen, welche Benutzer Änderungen vorgenommen haben, um die Nachverfolgbarkeit und Verantwortung sicherzustellen. Da Visio-Dateien häufig auf Netzlaufwerken oder in SharePoint bzw. in OneDrive gespeichert werden, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, nachzuvollziehen, wer was geändert hat.
Nachverfolgung der Änderungen direkt in Visio
Direkt in Visio selbst gibt es keine umfassende Änderungsverfolgung wie in Word oder Excel mit einer Historie einzelner Benutzeränderungen. Visio bietet aber seit neueren Versionen (Visio 2016 und später) eine Kommentarfunktion, bei der Benutzer Kommentare hinzufügen können, die mit ihrem Benutzernamen versehen sind. Diese Funktion kann genutzt werden, um Hinweise auf Änderungen zu geben oder Rückfragen zu klären.
Zusätzlich können bestimmte Shape-Daten oder benutzerdefinierte Eigenschaften in Visio manuell mit Informationen zur Änderung versehen werden, falls dies vom Benutzer umgesetzt wird. Dies ist jedoch kein vollautomatisches Änderungsprotokoll.
Verwendung von Versionsverlauf in OneDrive und SharePoint
Wenn die Visio-Datei in OneDrive, SharePoint oder Microsoft Teams gespeichert wird, stellt Microsoft eine wichtige Funktion zur Verfügung: den Versionsverlauf. Diese Funktion ermöglicht es, frühere Versionen der Datei anzusehen, wiederherzustellen und zu nachvollziehen, wann welche Änderungen vorgenommen wurden.
Im Versionsverlauf werden in der Regel neben Datum und Uhrzeit auch der Benutzer angezeigt, der die jeweilige Version gespeichert hat. So lässt sich herausfinden, welche Personen Änderungen an der Datei vorgenommen und diese Versionen gespeichert haben. Um den Versionsverlauf anzusehen, öffnet man im Browser die Datei in der Dokumentbibliothek von SharePoint oder OneDrive, klickt mit der rechten Maustaste auf die Datei oder wählt im Menü Versionsverlauf aus. Dort werden alle gespeicherten Versionen mit Benutzer und Zeitstempel angezeigt.
Dokumenteigenschaften und Metadaten in Visio
Visio-Dateien speichern in den Dokumenteigenschaften teils Informationen zum letzten Autor oder Ersteller. Diese Daten findet man, wenn man in Visio unter Datei → Informationen schaut. Hier sieht man üblicherweise den Namen des letzten bearbeitenden Benutzers, aber keine umfassende Liste aller Benutzer, die Änderungen machten.
Die Dokumenteigenschaften sind nützlich für einen schnellen Überblick, bieten aber keine detaillierten Verlaufsinformationen.
Einsatz von Versionskontrollsystemen oder Drittanbieter-Tools
In Unternehmen mit hohem Änderungsbedarf und Zusammenarbeit über Visio-Dateien lohnt sich der Einsatz von Versionskontrollsystemen (z. B. Git) oder von spezialisierten Dokumentmanagement-Systemen, die Änderungsverfolgung erzwingen. Diese Systeme protokollieren, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, erlauben auch Kommentare zu Änderungen und bieten umfassende Historien.
Solche Lösungen sind aber meist aufwändiger einzurichten und benötigen entsprechende Infrastruktur sowie Schulung der Benutzer.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Visio selbst keine vollumfängliche Änderungsverfolgung für mehrere Benutzer bietet. Die beste Möglichkeit zur Ermittlung der Benutzeränderungen liegt in der Nutzung von Versionsverläufen in SharePoint oder OneDrive, wo Detailinformationen zu gespeicherten Versionen inklusive Benutzer abgelegt sind. Visio-Dokumenteigenschaften geben nur rudimentäre Infos zum letzten Bearbeiter. Für komplexere Anforderungen sind Drittanbieter-Tools oder Versionskontrollsysteme sinnvoll, um eine lückenlose Übersicht über alle Änderungen und verantwortlichen Benutzer zu erhalten.