Wie man eine E-Mail im vertraulichen Modus sendet
- Was ist der vertrauliche Modus?
- Vorbereitung der E-Mail
- Aktivierung des vertraulichen Modus
- Festlegen von Einschränkungen
- Versand der vertraulichen E-Mail
- Wichtige Hinweise
Was ist der vertrauliche Modus?
Der vertrauliche Modus ist eine Funktion, die von einigen E-Mail-Diensten bereitgestellt wird, um die Sicherheit und den Schutz sensibler Informationen zu verbessern. Er ermöglicht es dem Absender, Einschränkungen für den Zugriff auf die E-Mail zu setzen, wie zum Beispiel ein Ablaufdatum der Nachricht, das Verhindern von Weiterleitungen, Kopien oder Downloads und teilweise auch den Schutz der Inhalte durch ein zusätzliches Passwort.
Vorbereitung der E-Mail
Um eine E-Mail im vertraulichen Modus zu senden, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Anbieter diese Funktion unterstützt. Zum Beispiel bietet Google Mail (Gmail) eine integrierte Option für den vertraulichen Modus. Nachdem Sie sich in Ihrem E-Mail-Konto eingeloggt haben, beginnen Sie, eine neue E-Mail zu verfassen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail oder Verfassen klicken.
Aktivierung des vertraulichen Modus
Im E-Mail-Fenster finden Sie unten in der Symbolleiste ein Symbol oder eine Option, die für den vertraulichen Modus steht – bei Gmail ist es ein Schloss-Symbol mit einer Uhr. Klicken Sie darauf, um die Einstellungen für den vertraulichen Modus zu öffnen. Hier können Sie festlegen, wie lange die Nachricht verfügbar sein soll, indem Sie ein Ablaufdatum wählen – beispielsweise eine Woche oder einen Monat. Manche Dienste ermöglichen es zudem, den Zugriff per SMS-Passwort zu schützen, was bedeutet, dass der Empfänger eine SMS mit einem Zugangscode erhält, um die E-Mail öffnen zu können.
Festlegen von Einschränkungen
Nachdem Sie den vertraulichen Modus aktiviert haben, können Sie festlegen, ob der Empfänger die E-Mail weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen darf. Standardmäßig sind diese Optionen häufig deaktiviert, um ein unbefugtes Teilen der Inhalte zu verhindern. Dadurch bleibt der Informationsfluss kontrolliert und vertraulich.
Versand der vertraulichen E-Mail
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und Ihre Nachricht verfasst haben, geben Sie die Empfänger-Adresse ein und klicken auf Senden. Ihre E-Mail wird nun mit den gewünschten Sicherheitseinstellungen übertragen. Der Empfänger erhält entweder direkt Zugriff oder muss gegebenenfalls einen Code eingeben, um die Nachricht lesen zu können. Nach Erreichen des Ablaufdatums wird die E-Mail automatisch unzugänglich gemacht.
Wichtige Hinweise
Bitte beachten Sie, dass der vertrauliche Modus keine absolut sichere Verschlüsselung garantiert. Es können zum Beispiel Screenshots oder Fotos vom Bildschirm gemacht werden, was die Vertraulichkeit beeinträchtigen kann. Dennoch ist diese Funktion eine hilfreiche Möglichkeit, den Schutz sensibler Kommunikation zu erhöhen und den Zugriff besser zu kontrollieren.