Wie lasse ich die Währungsumrechnung in SAP Concur korrekt durchführen?
- Grundlagen der Währungsumrechnung in SAP Concur
- Hinterlegung und Aktualisierung von Wechselkursen
- Erfassung von Ausgaben in Fremdwährung
- Automatische und manuelle Umrechnung
- Abgleich und Kontrolle der Währungsumrechnung
- Zusammenfassung
Grundlagen der Währungsumrechnung in SAP Concur
In SAP Concur ist die korrekte Währungsumrechnung essenziell, um Reisekosten und Spesen richtig auszuweisen und im Unternehmen abzurechnen. Die Plattform unterstützt mehrere Währungen und ermöglicht es, Ausgaben in einer Fremdwährung zu erfassen, wobei diese automatisch oder manuell in die Berichtswährung umgerechnet werden. Die Basis für die Umrechnung bilden dabei hinterlegte Wechselkurse, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, um eine tatsächliche Abbildung der Kosten zu gewährleisten.
Hinterlegung und Aktualisierung von Wechselkursen
Um eine korrekte Währungsumrechnung zu gewährleisten, müssen die Wechselkurse in SAP Concur stets aktuell sein. Die Plattform kann mit externen Wechselkursquellen verbunden werden, sodass die Kurse automatisch importiert und aktualisiert werden. Alternativ können die Kurse auch manuell eingegeben werden, was insbesondere bei Firmen mit spezifischen internen Wechselkursen oder bei temporären Korrekturen sinnvoll ist. Wichtig ist, dass die Wechselkurse für alle relevanten Währungen zum Zeitpunkt der Erfassung verfügbar sind, da die Umrechnung ansonsten fehlerhaft oder gar nicht durchgeführt wird.
Erfassung von Ausgaben in Fremdwährung
Bei der Eingabe von Ausgaben in einer Fremdwährung sollte der Mitarbeiter stets die Originalwährung auswählen und den tatsächlichen Betrag im Feld "Betrag" angeben. SAP Concur übernimmt dann anhand des hinterlegten Wechselkurses die Umrechnung in die Berichtswährung. Ist der korrekte Wechselkurs nicht hinterlegt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben oder der Vorgang muss manuell angepasst werden. Zudem kann es sinnvoll sein, den Beleg im Original als Anhang hochzuladen, um die genaue Währung und Höhe der Ausgabe zu dokumentieren.
Automatische und manuelle Umrechnung
Die Währungsumrechnung kann in SAP Concur automatisiert erfolgen, indem die Plattform die gespeicherten Wechselkurse verwendet. In einigen Fällen kann es jedoch notwendig sein, die Umrechnung manuell zu kontrollieren oder einen anderen Kurs als vorgeschlagen zu verwenden, beispielsweise wenn ein abweichender firmeninterner Kurs vorliegt oder eine Verzögerung bei der Kursaktualisierung besteht. In solchen Fällen kann der Benutzer den Wechselkurs im Erfassungsmodus überschreiben, um die korrekte Umrechnung sicherzustellen.
Abgleich und Kontrolle der Währungsumrechnung
Nach der Erfassung sollte immer ein Abgleich zwischen den umgerechneten Beträgen und den Originalbelegen erfolgen. Besonders bei größeren Beträgen oder unterschiedlichen Kursen kann es zu Abweichungen kommen. SAP Concur bietet verschiedene Berichte und Auswertungen, um die Spesen nach Währung und Wechselkurs aufzuschlüsseln und eventuelle Diskrepanzen frühzeitig zu erkennen. Es ist zudem empfehlenswert, im Unternehmen klare Richtlinien für den Umgang mit Währungsumrechnungen zu definieren, um einheitliche und nachvollziehbare Prozesse sicherzustellen.
Zusammenfassung
Die korrekte Währungsumrechnung in SAP Concur erfolgt durch eine sorgfältige Hinterlegung und regelmäßige Aktualisierung der Wechselkurse, die präzise Erfassung der Ausgaben in der Originalwährung sowie die Überprüfung der umgerechneten Beträge. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse und die Möglichkeit manueller Anpassungen können Unternehmen sicherstellen, dass Reisekosten und Spesen transparent, nachvollziehbar und korrekt in der Berichtswährung ausgewiesen werden.