Wie lange sollte man Belege aus steuerlichen Gründen aufbewahren?

1. Grundlagen der Aufbewahrungspflicht
2. Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen
3. Besonderheiten bei privaten Belegen
4. Wichtigkeit der Fristberechnung und Ausnahmen
5. Fazit

Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

In Deutschland sind Steuerpflichtige verpflichtet, bestimmte Belege und Dokumente für festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen, hauptsächlich aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Die Aufbewahrung sorgt dafür, dass das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung nachvollziehen kann, wie sich steuerrelevante Sachverhalte ergeben haben. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfristen je nach Art der Belege variieren können.

Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen

Grundsätzlich gilt für viele geschäftliche Unterlagen eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dies betrifft beispielsweise Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde oder das Dokument entstanden ist. Für andere Dokumente kann die Aufbewahrungsfrist kürzer sein. So müssen beispielsweise Eingangsrechnungen, Kontoauszüge oder andere belegmäßige Nachweise mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Diese sechsjährige Frist gilt vor allem für Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, jedoch keine Buchungsbelege im engeren Sinne darstellen.

Besonderheiten bei privaten Belegen

Auch privat können Aufbewahrungsfristen relevant sein, etwa wenn steuerlich geltend gemachte Ausgaben nachgewiesen werden müssen. Steuerpflichtige sollten daher Quittungen und Rechnungen, die mit der Einkommensteuererklärung in Zusammenhang stehen, ebenfalls mindestens sechs Jahre aufbewahren. Dies gilt unter anderem für Handwerkerrechnungen oder Spendenquittungen. Bei Verlust der Belege kann der Nachweis gegenüber dem Finanzamt erschwert oder unmöglich sein, was zu Problemen bei der Anerkennung von Aufwendungen führen kann.

Wichtigkeit der Fristberechnung und Ausnahmen

Es ist wesentlich, die Fristen korrekt zu berechnen, da eine vorzeitige Vernichtung der Belege zu steuerlichen Nachteilen führen kann. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der letzte in der Rechnung oder dem Beleg verzeichnete Vorgang stattgefunden hat. Zudem kann die Frist im Falle einer Steuerfestsetzung verlängert werden, bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist. Auch bei laufenden Steuerprüfungen oder Ermittlungsverfahren sind die Belege so lange aufzubewahren, bis die Prüfung abgeschlossen ist.

Fazit

Zusammenfassend sollten steuerlich relevante Belege grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden, wenn sie Buchungsbelege oder wichtige Handelsunterlagen darstellen. Andere Dokumente mit steuerlichem Bezug sollten mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die genaue Frist berechnet sich immer ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine sorgfältige und übersichtliche Archivierung der Unterlagen erleichtert nicht nur die Steuererklärung, sondern schützt auch vor Nachteilen bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt.