Wie kann man Shortcuts in Outlook erstellen?
- Was sind Shortcuts in Outlook und warum sind sie nützlich?
- Wie erstellt oder passt man Shortcuts in Outlook an?
- Erstellung von QuickSteps als Alternative für eigene Shortcuts
- Nutzen von Drittanbieter-Programmen zur Shortcut-Erstellung
- Fazit zum Erstellen von Shortcuts in Outlook
Das Erstellen von Shortcuts in Outlook erleichtert die tägliche Arbeit erheblich, da sich viele Routineaufgaben dadurch schneller ausführen lassen. Unter Shortcuts versteht man in diesem Zusammenhang Tastenkombinationen oder Schnellzugriffe, die bestimmte Befehle oder Funktionen in Outlook sofort aktivieren. Dies spart Zeit und macht den Umgang mit der Software effizienter.
Was sind Shortcuts in Outlook und warum sind sie nützlich?
Shortcuts sind vordefinierte Tastenkombinationen oder benutzerdefinierte Schnellzugriffe, die es ermöglichen, häufig verwendete Funktionen in Outlook mit wenigen Tastenanschlägen auszuführen. Statt durch Menüs und Untermenüs zu navigieren, können Sie beispielsweise mit einer Tastenkombination eine neue E-Mail erstellen, einen Termin anlegen oder den Kalender öffnen. Das spart Zeit und reduziert die Abhängigkeit von der Maus.
Wie erstellt oder passt man Shortcuts in Outlook an?
Outlook bietet zwar eine Vielzahl vorgefertigter Tastenkombinationen, die sich nicht direkt innerhalb der Software ändern lassen. Trotzdem gibt es Möglichkeiten, eigene Shortcuts zu erstellen oder bestehende zu erweitern. Zum Beispiel können Sie sogenannte QuickSteps nutzen, um wiederkehrende Aktionen mit einem Klick durchzuführen. Diese QuickSteps können über die Symbolleiste gestartet werden, und mit Drittanbieter-Tools oder durch Windows-eigene Tastenkombinationsfunktionen lassen sich individuelle Shortcuts definieren.
Erstellung von QuickSteps als Alternative für eigene Shortcuts
QuickSteps sind eine praktische Outlook-Funktion, um mehrere Aktionen in einem Schritt auszuführen. Sie können QuickSteps beispielsweise so konfigurieren, dass eine E-Mail automatisch an eine bestimmte Person weitergeleitet wird, kategorisiert und dann als gelesen markiert wird. Das Erstellen eines QuickSteps erfolgt über die entsprechende Schaltfläche in der Menüleiste. Zwar sind QuickSteps primär per Mausklick bedienbar, aber auch diese lassen sich mit VBA-Makros oder Tools wie AutoHotkey mit eigenen Tastenkombinationen verknüpfen.
Nutzen von Drittanbieter-Programmen zur Shortcut-Erstellung
Da Outlook selbst keine umfassende Möglichkeit bietet, eigene Tastenkombinationen direkt zu definieren, greifen viele Anwender auf externe Programme zurück. AutoHotkey ist beispielsweise ein bekanntes Tool, mit dem sich beliebige Tastenkombinationen programmieren lassen. Mit etwas Programmieraufwand lassen sich so Outlook-Befehle per Shortcut aufrufen. Ebenfalls gibt es Add-Ins für Outlook, die das Erstellen und Verwenden von benutzerdefinierten Shortcuts erleichtern.
Fazit zum Erstellen von Shortcuts in Outlook
Shortcuts in Outlook sind essenziell, um den Arbeitsfluss zu beschleunigen und repetitive Aufgaben zu vereinfachen. Während Outlook viele Standard-Shortcuts bietet, sind eigene Anpassungen nur eingeschränkt innerhalb der Software möglich. Die Kombination aus QuickSteps und externen Tools wie AutoHotkey bietet eine flexible Lösung, eigene Shortcuts zu erstellen und individuell anzupassen. Wer regelmäßig viel mit Outlook arbeitet, sollte sich mit diesen Möglichkeiten vertraut machen, um die Produktivität zu steigern.