Wie kann man in SAP Concur mehrere Reisen (Trips) zusammenführen (merge trips)?
- Einleitung: Was bedeutet Merge Trips in SAP Concur?
- Wozu dient das Zusammenführen von Trips in SAP Concur?
- Wie funktioniert das Zusammenführen von Trips in SAP Concur technisch?
- Gibt es alternative Möglichkeiten oder Tipps zum Umgang mit mehreren Trips in Concur?
- Fazit
Einleitung: Was bedeutet Merge Trips in SAP Concur?
SAP Concur ist eine cloudbasierte Lösung zur Verwaltung von Geschäftsreisen und Reisekostenabrechnungen. Innerhalb der Anwendung besteht häufig die Notwendigkeit, verschiedene Reiseeinträge, sogenannte Trips oder Reisen, zusammenzuführen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Reise versehentlich mehrfach angelegt wurde oder wenn zusammenhängende Reiseabschnitte als eine einzige Reise betrachtet werden sollen. Das Zusammenführen von Trips wird im Englischen oft als merge trips bezeichnet.
Wozu dient das Zusammenführen von Trips in SAP Concur?
Das Zusammenführen von Trips in SAP Concur vereinfacht die Übersicht und Abrechnung von Reisen. Wenn verschiedene Reiseabschnitte oder gleiche Reisen mehrfach erfasst sind,
kann durch das Merge eine logische Einheit gebildet werden. Dies erleichtert die Bearbeitung
Wie funktioniert das Zusammenführen von Trips in SAP Concur technisch?
Standardmäßig bietet SAP Concur eine direkte Merge Trips-Funktion nicht in allen Benutzeroberflächen an.
Stattdessen erfolgt das Zusammenführen meist durch manuelles Verknüpfen oder das Übertragen von Reiseinformationen
von einem Trip zu einem anderen. In manchen Einstellungen kann der Nutzer mehrere Ausgaben oder Belege aus
verschiedenen Reisen in einer einzelnen Reisekostenabrechnung zusammenfassen. Manche Unternehmen haben
zudem spezielle Workflows oder Anpassungen implementiert, um solche Vorgänge zu erleichtern.
Eine gängige Vorgehensweise zum Zusammenführen ist, zunächst die relevanten Trips zu identifizieren. Danach sollte
eine der beiden Reisen als Hauptreise ausgewählt werden, in welcher dann die Ausgaben, Buchungen und Belege der anderen Trips
manuell hinzugefügt oder kopiert werden. Anschließend kann der nicht mehr benötigte Trip gelöscht oder archiviert werden,
Gibt es alternative Möglichkeiten oder Tipps zum Umgang mit mehreren Trips in Concur?
Da eine automatische Zusammenführung nicht immer möglich ist, empfiehlt es sich, Reisende und Administratoren darin zu schulen,
Reisen von Anfang an so genau wie möglich zu erfassen, um Doppeleinträge zu vermeiden. Zudem sollte eine klare Richtlinie
definiert sein, welche Reiseabschnitte als einzelne Trips oder als zusammenhängende Reisen gebucht werden.
Die Nutzung von Berichts- und Filterfunktionen kann helfen, mehrere Reisen mit ähnlichen Parametern zu erkennen
und dann entsprechend zusammenzufassen. In manchen Fällen kann auch der Support von SAP Concur oder ein Customizing durch
Fazit
Das Zusammenführen (Merge) von Trips in SAP Concur ist kein direkt integrierter Standardprozess,
sondern wird meist manuell oder durch spezifische Workflows umgesetzt. Es dient dazu, eine bessere Übersicht
und Abrechnung von Reisen zu gewährleisten. Wichtig ist eine sorgfältige Reiseplanung und -erfassung sowie
gegebenenfalls die Anpassung der Prozesse im Unternehmen, um das Handling von mehreren Trips zu optimieren.