Wie kann man in Outlook Shortcuts erstellen?

1. Was versteht man unter Shortcuts in Outlook?
2. Vorhandene Standard-Shortcuts nutzen
3. Eigene Shortcuts erstellen – direkt in Outlook
4. Shortcuts für Schnellbausteine und Makros anlegen
5. Externe Tools verwenden, um Outlook-Shortcuts zu erstellen
6. Fazit

Outlook ist ein weit verbreitetes E-Mail- und Kalenderprogramm, das viele Funktionen bietet, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. Eine besonders hilfreiche Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, ist das Erstellen von Shortcuts, also Tastenkombinationen, mit denen man häufig genutzte Aktionen schneller ausführen kann. In diesem Artikel erläutern wir ausführlich, wie man in Outlook Shortcuts erstellen kann und welche Optionen dafür zur Verfügung stehen.

Was versteht man unter Shortcuts in Outlook?

Shortcuts oder Tastenkombinationen in Outlook sind Kombinationen von Tasten auf der Tastatur, die bestimmte Befehle oder Funktionen schnell ausführen, ohne dass man mit der Maus durch Menüs navigieren muss. Diese Zeichnungen helfen dabei, häufig wiederkehrende Aufgaben effizienter zu erledigen und somit Zeit zu sparen.

Vorhandene Standard-Shortcuts nutzen

Outlook bringt bereits eine Vielzahl von vorgefertigten Shortcuts mit, die Sie nutzen können. Zum Beispiel öffnet Strg + N eine neue E-Mail, während Strg + Enter den Versand der Nachricht ausführt. Diese Standardkombinationen sind in der Dokumentation von Microsoft nachzulesen und sollten zunächst bekannt sein.

Eigene Shortcuts erstellen – direkt in Outlook

Leider bietet Outlook selbst keine direkte Möglichkeit, frei definierbare Tastenkombinationen für beliebige Funktionen einzustellen. Das bedeutet, dass man keine individuelle Tastenkombi für spezielle Befehle innerhalb von Outlook direkt festlegen kann. Es gibt jedoch einige Workarounds und Alternativen, mit denen man dennoch eigene Shortcuts nutzen kann.

Shortcuts für Schnellbausteine und Makros anlegen

Eine Möglichkeit, eigene Shortcuts einzurichten, ist das Arbeiten mit Schnellbausteinen oder Makros. Schnellbausteine sind vorgefertigte Textblöcke, die beim Schreiben per Tastenkürzel eingefügt werden können. Für Makros, das sind kleine Programme, die komplexe Abläufe automatisieren, kann man eigene Tastenkombinationen hinterlegen. Dazu benötigen Sie allerdings grundlegende Kenntnisse in VBA (Visual Basic for Applications) und die Aktivierung von Makros in Outlook.

Externe Tools verwenden, um Outlook-Shortcuts zu erstellen

Da Outlook selbst keine freie Shortcut-Zuweisung anbietet, greifen viele Nutzer auf externe Programme oder Tools zurück. Programme wie AutoHotkey ermöglichen das Erstellen von benutzerdefinierten Tastenkombinationen, die auf Windows-Ebene wirken und somit auch Outlook-Befehle automatisieren können. Mit AutoHotkey kann man beispielsweise eine einfache Kombination definieren, die eine bestimmte Aktion in Outlook ausführt, wie das Erstellen einer neuen E-Mail oder das Verschieben von Nachrichten in einen bestimmten Ordner.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Outlook grundlegende Shortcuts mitbringt, die für den Alltag meist ausreichend sind. Die direkte Erstellung eigener Shortcuts in Outlook ist eingeschränkt, kann aber mittels Schnellbausteinen, Makros oder externen Programmen realisiert werden. Wer häufig wiederkehrende Aufgaben schneller erledigen möchte, findet in diesen Methoden effektive Wege, um den Workflow in Outlook zu optimieren.