Wie kann man in Microsoft Teams eine Abwesenheit einstellen?
- Einleitung
- Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen
- Automatische Abwesenheitsnotiz über Outlook/Exchange einrichten
- Integration der Abwesenheit in Teams
- Fazit
Einleitung
Microsoft Teams ist eine leistungsstarke Kommunikationsplattform, die in vielen Unternehmen für die Zusammenarbeit genutzt wird. Eine wichtige Funktion ist die Möglichkeit, eine Abwesenheit einzustellen, damit Kollegen wissen, dass man nicht verfügbar ist. Dies kann zum Beispiel bei Urlaub, Krankheit oder anderen Gründen der Fall sein. Im Folgenden erklären wir ausführlich, wie man in Microsoft Teams eine Abwesenheit einrichtet.
Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams einstellen
Der einfachste Weg, eine Abwesenheit zu signalisieren, ist das Ändern des persönlichen Status in Teams. Dieser Status wird anderen angezeigt und kann auf "Abwesend", "Beschäftigt" oder benutzerdefiniert gesetzt werden. Um eine Abwesenheit einzustellen, klickt man rechts oben auf das eigene Profilbild. Dort öffnet sich ein Menü mit der Möglichkeit, den Status zu wechseln. Mit "Abwesend" signalisierst du, dass du momentan nicht erreichbar bist. Jedoch ist dieser Status meist nur temporär und kann manuell wieder geändert werden.
Automatische Abwesenheitsnotiz über Outlook/Exchange einrichten
Eine deutlich umfangreichere Funktion zur Abwesenheit ist das Einrichten einer automatischen Abwesenheitsnachricht (Out of Office) in Outlook, die mit Microsoft Teams synchronisiert wird. Da Teams eng mit Outlook und Exchange verbunden ist, wird eine in Outlook eingestellte Abwesenheitsmeldung auch in Teams angezeigt. Um dies zu tun, öffnet man Outlook, geht zu den "Automatischen Antworten" und aktiviert die Abwesenheitsnotiz. Hier kann ein Zeitraum eingestellt werden sowie eine persönliche Nachricht, die automatisch an Personen gesendet wird, die während der Abwesenheit versuchen, Kontakt aufzunehmen.
Integration der Abwesenheit in Teams
Sobald die Automatische Antwort in Outlook aktiviert ist, erscheint in Teams oben im Chatfenster eine entsprechende Benachrichtigung für Personen, die einem schreiben möchten. Außerdem wird der Status in Teams automatisch auf "Abwesend" gestellt. Dies ist besonders hilfreich, um Kollegen transparent über die Erreichbarkeit zu informieren, ohne dass manuell in Teams der Status gesetzt werden muss.
Fazit
Das Einstellen einer Abwesenheit in Microsoft Teams ist sowohl über das direkte Ändern des Status als auch durch das Einrichten einer automatischen Abwesenheitsnotiz in Outlook möglich. Während die Statusänderung schnell und einfach ist, bietet die Outlook-Integration eine umfassendere Lösung mit automatischen Nachrichten und Synchronisation in Teams. Beide Möglichkeiten unterstützen eine bessere Kommunikation innerhalb des Teams und sorgen dafür, dass Abwesenheiten klar sichtbar sind.