Wie kann man in Excel ähnliche Texte finden?
- Einfacher Textvergleich mit Excel-Funktionen
- Verwendung der Funktion "Fuzzy Lookup"
- Eigene Formeln und VBA zur Ähnlichkeitssuche
- Praxis-Tipp zur Anwendung
In Excel gibt es keine direkte Funktion, die automatisch ähnliche Texte erkennt und vergleicht, wie es beispielsweise bei spezialisierten Textvergleichstools der Fall ist. Dennoch gibt es verschiedene Ansätze und Techniken, mit denen man ähnliche Texte in Excel identifizieren kann. Diese reichen von einfachen Funktionen bis hin zu komplexeren Kombinationen mit VBA oder externen Tools.
Einfacher Textvergleich mit Excel-Funktionen
Grundsätzlich kann man mit der Funktion VERGLEICH oder SVERWEIS nach exakt gleichen Texten in einer Spalte oder Zeile suchen. Diese Funktionen sind jedoch nur für exakte Übereinstimmungen geeignet und helfen nicht, ähnliche, aber nicht identische Texte zu finden. Um eine gewisse Ähnlichkeit zu erhalten, kann man Teile von Texten mit Funktionen wie LINKS, RECHTS oder TEIL extrahieren und diese vergleichen. Dies ist allerdings nur sinnvoll, wenn die Texte sich beispielsweise nur an bestimmten Stellen unterscheiden.
Verwendung der Funktion "Fuzzy Lookup"
Für die Suche nach ähnlichen Texten bietet Microsoft ein sogenanntes "Fuzzy Lookup" Add-In an, das kostenlos heruntergeladen werden kann. Dieses Add-In ermöglicht es, Datensätze zu vergleichen und ähnlich geschriebene Texte zusammenzuführen. Es arbeitet mit Algorithmen, die die Ähnlichkeit von Zeichenfolgen bewerten können, was insbesondere bei Tippfehlern oder verschiedenen Schreibweisen hilfreich ist.
Nach der Installation des Fuzzy Lookup Add-Ins steht ein eigener Bereich im Menüband von Excel zur Verfügung, über den man den Vergleich zweier Datenlisten starten kann. Dabei werden Treffer mit einem Ähnlichkeitswert ausgegeben, sodass man erkennen kann, wie nahe die Texte beieinander liegen.
Eigene Formeln und VBA zur Ähnlichkeitssuche
Wer mehr Flexibilität benötigt oder das Add-In nicht verwenden möchte, kann auch eigene Formeln oder VBA-Programme schreiben, um die Ähnlichkeit von Texten zu bewerten. Ein verbreiteter Ansatz ist es, eine Distanzfunktion wie die Levenshtein-Distanz zu implementieren. Diese Distanz misst, wie viele Bearbeitungsschritte notwendig sind, um einen Text in den anderen zu überführen.
Mit VBA ist es möglich, eine Funktion zu erstellen, die diese Distanz berechnet, und anschließend in den Zellen den Grad der Ähnlichkeit zwischen zwei Texten anzeigt. Dadurch lassen sich nicht exakt gleiche Texte identifizieren, die aber sehr nahe beieinander liegen. Allerdings erfordert diese Methode Programmierkenntnisse und kann bei großen Datenmengen relativ langsam sein.
Praxis-Tipp zur Anwendung
Bei der Suche nach ähnlichen Texten sollte man vorab überlegen, welche Art von Ähnlichkeit wichtig ist: Geht es um kleine Tippfehler, unterschiedliche Groß- und Kleinschreibung, Abkürzungen oder um völlig unterschiedliche Schreibweisen? Je nach Bedarf kann man entsprechende Methoden auswählen. Für einfache Fälle reicht oft eine Kombination aus Standardfunktionen und Filteroptionen, während für komplexere Aufgaben das Fuzzy Lookup Add-In oder selbst programmierte Lösungen besser geeignet sind.
Zusätzlich empfiehlt es sich, die Daten vor der Suche zu bereinigen, also zum Beispiel Leerzeichen zu entfernen oder alle Texte in dieselbe Groß- und Kleinschreibung zu bringen, um bessere Vergleichsergebnisse zu erzielen.