Wie kann man in DocuSign eine Vorlage erstellen?
- Was ist eine Vorlage in DocuSign?
- Wie startet man die Erstellung einer Vorlage?
- Felder hinzufügen und konfigurieren
- Vorlage speichern und verwenden
- Vorteile der Nutzung von Vorlagen in DocuSign
- Fazit
Das Erstellen von Vorlagen in DocuSign ist ein wichtiger Schritt, um wiederkehrende Vertrags- oder Dokumentenprozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten. Mit Vorlagen können Sie standardisierte Dokumente anfertigen, die immer wieder verwendet werden können, ohne jedes Mal von Grund auf neu erstellt werden zu müssen. Dies spart Zeit und reduziert Fehler.
Was ist eine Vorlage in DocuSign?
Eine Vorlage in DocuSign ist ein gespeichertes Dokument, das Felder für Unterschriften, Daten oder weitere Informationen enthält. Diese Felder können von den Empfängern ausgefüllt werden. Vorlagen eignen sich besonders gut für Dokumente, die regelmäßig mit denselben oder ähnlichen Inhalten genutzt werden, wie zum Beispiel Verträge, Vereinbarungen oder Formulare.
Wie startet man die Erstellung einer Vorlage?
Der erste Schritt zur Erstellung einer Vorlage besteht darin, sich in Ihrem DocuSign-Konto anzumelden. Nach dem Login navigieren Sie zum Bereich Vorlagen. Dort haben Sie die Möglichkeit, eine neue Vorlage anzulegen. Dabei laden Sie zunächst das Dokument hoch, das als Vorlage dienen soll. Das Dokument kann in verschiedenen Formaten vorliegen, etwa als PDF, Word-Dokument oder andere unterstützte Dateiformate.
Felder hinzufügen und konfigurieren
Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, können Sie verschiedene Felder im Dokument platzieren. Diese Felder sind notwendig, um zu definieren, wo die Empfänger unterschreiben, Daten eingeben oder nahezu beliebige Informationen einfügen sollen. DocuSign bietet eine breite Auswahl von Feldtypen, die individuell positioniert und angepasst werden können. Zusätzlich können Sie verschiedene Rollen für die Empfänger definieren, um festzulegen, wer welche Felder ausfüllen oder unterschreiben muss.
Vorlage speichern und verwenden
Sobald die Felder eingefügt und konfiguriert sind, speichern Sie die Vorlage. Die gespeicherte Vorlage kann dann immer wieder verwendet werden, ohne das Dokument oder die Felder neu zu definieren. Beim Versenden eines Dokuments auf Basis der Vorlage müssen nur noch die Empfängerdaten eingegeben und gegebenenfalls individuelle Anpassungen vorgenommen werden.
Vorteile der Nutzung von Vorlagen in DocuSign
Vorlagen erhöhen die Effizienz beim Umgang mit Dokumenten enorm. Sie sorgen für Konsistenz, da die gleichen Felder und Strukturen bei jedem Vorgang nutzt werden. Darüber hinaus können Sie automatisierte Workflows einrichten, die den Versand und die Nachverfolgung von Dokumenten erleichtern. Das ist besonders in Unternehmen mit großem Dokumentenvolumen hilfreich, um Verwaltungsaufwand und Fehlerquellen zu minimieren.
Fazit
Das Erstellen von Vorlagen in DocuSign ist ein unerlässliches Werkzeug für alle, die regelmäßig Dokumente zur Unterschrift versenden. Durch das Anlegen und Wiederverwenden von Vorlagen sparen Sie Zeit, erhöhen die Genauigkeit und sorgen für einen professionellen Ablauf Ihrer Dokumentenprozesse. Die intuitive Benutzeroberfläche von DocuSign macht es möglich, diesen Prozess ohne großen Aufwand umzusetzen.