Wie kann man eine E-Mail in Outlook später senden?
- Voraussetzungen und unterstützte Outlook-Versionen
- So plant man eine E-Mail in der Outlook Desktop-App
- E-Mail später senden in Outlook on the Web
- Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Das Versenden von E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt ist eine praktische Funktion in Microsoft Outlook, die es ermöglicht, Nachrichten zu planen und sie zu einem gewünschten Zeitpunkt automatisch zu verschicken. Diese Option ist besonders nützlich, wenn man im Voraus E-Mails vorbereiten möchte oder sicherstellen will, dass die Nachricht zu einer optimalen Uhrzeit beim Empfänger ankommt.
Voraussetzungen und unterstützte Outlook-Versionen
Die Möglichkeit, E-Mails später zu senden, ist in den meisten modernen Versionen von Outlook enthalten, sowohl in der Desktop-Version für Windows und Mac als auch in der Webversion Outlook on the Web (OWA). Voraussetzung ist, dass ein Exchange-Konto oder ein kompatibler E-Mail-Anbieter genutzt wird. Bei manchen Kontotypen, wie POP3 oder IMAP, kann die Funktion eingeschränkt sein oder anders funktionieren.
So plant man eine E-Mail in der Outlook Desktop-App
Um eine E-Mail in der Windows- oder Mac-Version von Outlook später zu versenden, öffnet man zunächst ein neues Nachrichtenfenster und schreibt die E-Mail wie gewohnt. Anschließend sucht man in der Menüleiste nach der Option "Übermittlung verzögern" oder "Senden verzögern". Bei der Windows-Version befindet sich diese Funktion oft unter den Nachrichtentools oder im Bereich Optionen.
Nach dem Öffnen des Menüs für die Übermittlungsoptionen findet man ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Übermittlung verzögern bis: sowie ein Feld zur Auswahl von Datum und Uhrzeit. Man wählt dort den gewünschten zukünftigen Zeitpunkt aus. Sobald die E-Mail fertig verfasst und diese Einstellung vorgenommen wurde, wird die Nachricht zunächst im Postausgang gespeichert und erst zum festgelegten Zeitpunkt automatisch versendet.
E-Mail später senden in Outlook on the Web
In der webbasierten Outlook-Variante klickt man nach dem Verfassen der Nachricht auf den Pfeil neben dem Senden-Button. Dort erscheint eine Option wie Später senden oder Senden planen. Nach Klick darauf öffnet sich ein Kalender- und Uhrzeitfeld, in dem man den gewünschten Versandzeitpunkt bestimmen kann. Die Nachricht wird danach in einem speziellen Ordner zwischengespeichert und zum definierten Zeitpunkt automatisch verschickt.
Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Eine zu spät versendete Nachricht wird erst zugestellt, wenn Outlook oder der Mailserver aktiv ist. Besonders bei der Desktop-App muss das Programm für das Versenden der Nachricht idealerweise offen und mit dem Internet verbunden sein. Die Funktion funktioniert kostenlos ohne zusätzliche Add-Ins, allerdings ist es empfehlenswert, die Nachrichten kurz vor dem festgelegten Zeitfenster nochmals zu kontrollieren, falls Änderungen notwendig sind.
Zusammenfassend ermöglicht Outlook mit der Funktion E-Mail später senden eine flexible und zeitsparende Kommunikation. Man kann Nachrichten vorbereiten und genau dann versenden, wenn es am besten passt, ohne manuell eingreifen zu müssen.