Wie kann ich in Smartsheet eine Zeile ausblenden oder filtern?
- Kurzüberblick: Unterschied Ausblenden vs. Filtern
- Zeilen mithilfe von Filtern ausblenden
- Zeilen vorübergehend reduzieren: Gruppierung und Gantt/Filteransichten
- Berichte für flexible Anzeige mehrerer Blätter
- Alternativen: Hilfsspalten und bedingte Formatierung
- Kurz zur Berechtigung und Teilen
Kurzüberblick: Unterschied Ausblenden vs. Filtern
In Smartsheet bedeutet „Ausblenden“ meist, dass einzelne Spalten oder Zeilen vorübergehend nicht sichtbar gemacht werden, während „Filtern“ eine definierte Sicht erstellt, die nur Zeilen zeigt, die bestimmte Kriterien erfüllen. Smartsheet unterstützt direkt das Ausblenden von Spalten und das Filtern von Zeilen; das direkte dauerhafte Ausblenden einzelner Zeilen (wie in Excel „Zeile ausblenden“) gibt es nicht in allen Ansichten, deshalb verwendet man Filter, bedingte Formatierung oder Berichte, um Zeilen nicht anzuzeigen.
Zeilen mithilfe von Filtern ausblenden
Erstellen Sie einen Filter, um nur die Zeilen zu sehen, die bestimmte Bedingungen erfüllen. Öffnen Sie Ihr Blatt und klicken Sie oben auf das Filtersymbol oder auf „Filter“ > „Neuen Filter erstellen“. Legen Sie eine oder mehrere Regeln fest, z. B. „Status ist nicht Abgeschlossen“ oder „Priorität ist Hoch“. Wählen Sie, ob alle Bedingungen zutreffen müssen (UND) oder eine genügt (ODER). Speichern Sie den Filter; das Blatt zeigt nun nur die übereinstimmenden Zeilen. Filter können privat (nur Sie sehen sie) oder freigegeben (für andere Benutzer verfügbar) sein.
Zeilen vorübergehend reduzieren: Gruppierung und Gantt/Filteransichten
In Gantt- oder Kartenansichten lassen sich Aufgaben nach übergeordneten Elementen zusammenfalten, sodass untergeordnete Zeilen verborgen werden. Nutzen Sie die Gliederung/Einrückung, um Hierarchien zu erstellen; durch Zusammenklappen der übergeordneten Zeile verschwinden die untergeordneten Zeilen temporär aus der Anzeige. Das ist nützlich, wenn Sie Abschnitte komprimieren möchten, ohne Daten zu verlieren.
Berichte für flexible Anzeige mehrerer Blätter
Wenn Sie Zeilen aus bestimmten Blättern ganz aus der Darstellung ausschließen möchten, erstellen Sie einen Bericht. Ein Bericht sammelt Zeilen aus einem oder mehreren Blättern anhand definierter Kriterien. Nur Zeilen, die die Kriterien erfüllen, erscheinen im Bericht. Das ist praktisch, um z. B. nur offene Aufgaben aus allen Projektblättern zu sehen. Berichte können als eigenständige Ansicht gespeichert und mit anderen geteilt werden.
Alternativen: Hilfsspalten und bedingte Formatierung
Wenn Sie einzelne Zeilen nicht löschen, aber visuell ausblenden wollen, fügen Sie eine Hilfsspalte („Anzeigen“) hinzu und setzen dort ein Kontrollkästchen oder Marker. Erstellen Sie dann einen Filter, der nur Zeilen mit „Anzeigen = TRUE“ zeigt. Eine andere Möglichkeit ist die bedingte Formatierung: Sie können Zeilen, die bestimmten Kriterien nicht entsprechen, so formatieren, dass die Schriftfarbe sehr hell ist oder die Zeile ausgegraut wird, wodurch sie optisch in den Hintergrund tritt, ohne die Daten zu verbergen.
Kurz zur Berechtigung und Teilen
Beachten Sie, dass Filter, die Sie erstellen, standardmäßig privat sind. Um gleiche Ansichten für Teammitglieder bereitzustellen, müssen Sie den Filter teilen oder ein gemeinsames Blatt/Report-Layout verwenden. Nutzerrechte (Bearbeiter, Betrachter) beeinflussen zudem, ob andere Ihre Änderung sehen oder eigene Filter erstellen können.
Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für einen konkreten Anwendungsfall geben (z. B. Filter erstellen, Hierarchie anlegen oder Bericht konfigurieren). Sagen Sie mir kurz, was genau Sie ausblenden möchten.