Wie kann ich in Outlook eine E-Mail senden und den Versand planen?
- E-Mail-Verfassen in Outlook
- Versandzeitpunkt festlegen
- Speichern und Senden der geplanten E-Mail
- Besonderheiten und Hinweise
- Fazit
In Outlook gibt es eine praktische Funktion, mit der Sie E-Mails nicht sofort, sondern zu einem späteren Zeitpunkt versenden können. Diese Möglichkeit ist besonders nützlich, wenn Sie Nachrichten zu einem bestimmten Termin oder außerhalb der regulären Arbeitszeiten verschicken möchten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine E-Mail in Outlook planen und welche Schritte dabei zu beachten sind.
E-Mail-Verfassen in Outlook
Zunächst öffnen Sie Outlook und erstellen eine neue E-Mail, indem Sie auf "Neue E-Mail" klicken. Geben Sie den Empfänger, den Betreff und den gewünschten Nachrichtentext ein. Sie erledigen also erst die gewohnte Vorbereitung der E-Mail, bevor Sie sich dem geplanten Versand widmen.
Versandzeitpunkt festlegen
Nachdem die E-Mail fertig vorbereitet ist, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf den Reiter "Optionen". Dort finden Sie den Bereich "Übermittlung verzögern" oder "Nachricht übermitteln verzögern". Mit einem Klick auf diese Funktion öffnet sich ein kleines Dialogfenster, in dem Sie unter "Übermittlung verzögern bis" Datum und Uhrzeit eingeben können, zu der die E-Mail automatisch versendet werden soll. Wählen Sie hier den gewünschten Zeitpunkt aus.
Speichern und Senden der geplanten E-Mail
Wenn Sie Datum und Uhrzeit eingestellt haben, schließen Sie das Dialogfenster mit "OK". Die E-Mail schicken Sie anschließend nicht wie gewohnt ab, sondern speichern oder senden sie. Outlook hält die E-Mail automatisch zurück und sendet sie zum festgelegten Zeitpunkt. Wichtig ist, dass Outlook zum Zeitpunkt des geplanten Versands geöffnet und mit dem Internet verbunden ist, damit die E-Mail tatsächlich verschickt wird.
Besonderheiten und Hinweise
Bei Outlook-Konten, die über einen Exchange-Server laufen, funktioniert die Versandplanung sehr zuverlässig. Allerdings kann bei der Nutzung von IMAP- oder POP3-Konten die E-Mail erst versandt werden, wenn Outlook aktiv ist. Ideal ist es daher, wenn Outlook dauerhaft im Hintergrund läuft. Außerdem können Sie geplante E-Mails jederzeit vor dem Versand bearbeiten oder löschen, indem Sie im Ordner "Postausgang" die entsprechende Nachricht öffnen.
Fazit
Die Funktion der Versandplanung in Outlook erleichtert das zeitgesteuerte Versenden von Nachrichten erheblich. Mit wenigen Klicks können Sie Datum und Uhrzeit festlegen, zu der Ihre E-Mail automatisch verschickt werden soll. Dies erhöht die Flexibilität beim Kommunizieren und sorgt dafür, dass wichtige Nachrichten immer zum richtigen Zeitpunkt beim Empfänger ankommen.