Wie kann ich in Outlook ein zusätzliches Postfach hinzufügen?
- Voraussetzungen für das Hinzufügen eines zusätzlichen Postfachs
- Zusätzliches Postfach in Outlook Desktop Version einrichten
- Outlook im Web: Ein zusätzliches Postfach hinzufügen
- Besonderheiten und Tipps
Viele Outlook-Nutzer stehen vor der Herausforderung, ein zusätzliches Postfach in ihrem Outlook-Programm einzurichten. Dies kann notwendig sein, wenn man Zugriff auf ein freigegebenes Postfach, ein Zweitkonto oder ein gemeinsames Team-Postfach haben möchte. In der folgenden Erklärung wird ausführlich beschrieben, wie man in Outlook ein zusätzliches Postfach hinzufügen kann, damit alle E-Mails und Ordner dieses Postfachs direkt in der eigenen Outlook-Oberfläche angezeigt werden.
Voraussetzungen für das Hinzufügen eines zusätzlichen Postfachs
Bevor Sie ein zusätzliches Postfach in Outlook einrichten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die erforderlichen Zugriffsrechte für dieses Postfach besitzen. In der Regel muss der Administrator oder der Besitzer des Postfachs Ihnen entsprechende Berechtigungen erteilen. Ohne diese Zugriffsrechte ist ein Hinzufügen des Postfachs nicht möglich beziehungsweise Sie können nicht auf die Inhalte zugreifen.
Zusätzliches Postfach in Outlook Desktop Version einrichten
Um in der Desktop-Version von Outlook ein zusätzliches Postfach anzufügen, öffnet man zunächst Outlook und navigiert zu den Kontoeinstellungen. Dort kann man das betreffende Postfach entweder direkt über die Kontoeinstellungen hinzufügen oder als ein sogenanntes freigegebenes Postfach konfigurieren. Bei modernen Outlook-Versionen erfolgt die Einbindung meistens automatisch, wenn das Postfach bereits im Exchange- oder Microsoft 365-Konto freigegeben wurde. Sollte dies nicht automatisch geschehen, kann das Postfach manuell hinzugefügt werden, indem man in den Kontoeinstellungen unter Erweiterte Einstellungen das Postfach auswählt, das neben dem eigenen Postfach geöffnet werden soll. Sobald das zusätzliche Postfach hinzugefügt ist, erscheint es in der Ordnerleiste von Outlook und kann wie gewohnt genutzt werden.
Outlook im Web: Ein zusätzliches Postfach hinzufügen
Auch in der Web-Version von Outlook (Outlook Web App) ist das Hinzufügen eines weiteren Postfachs möglich. Hier muss man sich zunächst mit dem eigenen Konto anmelden und anschließend über das Profil-Icon die Option Weitere Postfächer öffnen auswählen. Dort gibt man den Namen oder die E-Mail-Adresse des betreffenden zusätzlichen Postfachs ein. Sobald man dort das Postfach ausgewählt hat, öffnet sich ein weiteres Fenster mit diesem Postfach, so dass man darin separat E-Mails lesen und senden kann. Alternativ kann das zusätzliche Postfach auch dauerhaft in der linken Seitenleiste als weiterer Ordnerstamm eingebunden werden, sofern entsprechende Berechtigungen vorliegen.
Besonderheiten und Tipps
Es ist wichtig zu wissen, dass beim Hinzufügen eines zusätzlichen Postfachs in Outlook die Synchronisation der Inhalte eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann, besonders wenn es sich um ein sehr großes Postfach handelt. Zudem kann die Benutzeroberfläche durch zusätzliche Postfächer unübersichtlicher werden, weshalb es sinnvoll ist, nur die wirklich benötigten Postfächer einzubinden. Sollte das zusätzliche Postfach nicht angezeigt werden, empfiehlt es sich, Outlook neu zu starten oder die Berechtigungen vom Administrator prüfen zu lassen. Auch das Löschen und erneute Hinzufügen des Postfachs kann helfen, eventuelle Synchronisationsprobleme zu beheben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Hinzufügen eines zusätzlichen Postfachs in Outlook sowohl in der Desktop-Anwendung als auch in der Web-Version möglich ist und vor allem vom Vorhandensein der richtigen Zugriffsrechte abhängt. Mit wenigen Schritten kann so das Handling mehrerer Postfächer deutlich erleichtert werden.