Wie kann ich in Outlook ein Funktionspostfach hinzufügen?
- Was ist ein Funktionspostfach in Outlook?
- Welche Voraussetzungen sind notwendig?
- So fügen Sie ein Funktionspostfach in Outlook hinzu
- Alternativer Weg: Automatische Postfachzuweisung durch Administrator
- Worauf muss man nach dem Hinzufügen achten?
- Fazit
Was ist ein Funktionspostfach in Outlook?
Ein Funktionspostfach, auch Shared Mailbox genannt, ist ein E-Mail-Postfach, das von mehreren Personen innerhalb einer Organisation gemeinsam genutzt wird. Es dient dazu, E-Mails, Termine und Kontakte zentral zu verwalten, beispielsweise für Abteilungen wie den Support oder die Buchhaltung. Der Zugriff auf ein Funktionspostfach ermöglicht den Benutzern, E-Mails zu lesen, zu beantworten und gemeinsam zu verwalten, ohne ein eigenes separates Konto anzulegen.
Welche Voraussetzungen sind notwendig?
Um ein Funktionspostfach in Outlook hinzufügen zu können, müssen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte erhalten haben. Diese Rechte werden in der Regel vom Administrator der IT-Infrastruktur vergeben und können beispielsweise in Microsoft Exchange oder Microsoft 365 eingestellt werden. Ohne entsprechende Berechtigungen erscheint das Funktionspostfach nicht automatisch in Ihrem Outlook-Profil.
So fügen Sie ein Funktionspostfach in Outlook hinzu
Der einfachste Weg, ein Funktionspostfach in Outlook hinzuzufügen, besteht darin, Outlook neu zu starten, nachdem Sie die Berechtigung erhalten haben, da es oftmals automatisch eingebunden wird. Sollte das Postfach nicht automatisch erscheinen, können Sie es manuell hinzufügen. Dazu öffnen Sie Outlook und navigieren zum Menü Datei. Unter der Rubrik Kontoeinstellungen wählen Sie Kontoeinstellungen... aus. Im Reiter E-Mail markieren Sie Ihr primäres Konto und klicken anschließend auf Ändern. Anschließend rufen Sie die Erweiterte Einstellungen auf, um unter Weitere Postfächer das gewünschte Funktionspostfach einzutragen. Nach Bestätigung wird das Funktionspostfach in der linken Ordnerstruktur von Outlook angezeigt.
Alternativer Weg: Automatische Postfachzuweisung durch Administrator
In Organisationen mit Microsoft 365 oder Exchange-Umgebungen wird das Funktionspostfach häufig direkt vom Administrator Ihrem Konto zugewiesen. Sobald die Zugriffsrechte gesetzt sind und das Postfach Freigabe erhalten hat, synchronisiert es sich beim nächsten Start von Outlook automatisch. Somit entfällt das manuelle Hinzufügen. Nach dem Neustart von Outlook finden Sie das Funktionspostfach neben Ihren eigenen Ordnern angezeigt.
Worauf muss man nach dem Hinzufügen achten?
Nachdem das Funktionspostfach in Outlook eingebunden ist, sollten Sie darauf achten, dass Sie beim Verfassen von E-Mails das richtige Absenderkonto auswählen. Outlook ermöglicht es, im Nachrichtenfenster unter Von zwischen Ihrem persönlichen Postfach und dem Funktionspostfach zu wechseln. Dies ist wichtig, damit E-Mails auch im Namen des Funktionspostfachs versendet werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Ordnerstruktur zu überprüfen, damit Sie alle eingehenden E-Mails und Termine übersichtlich verwalten können.
Fazit
Das Hinzufügen eines Funktionspostfachs in Outlook ist ein nützlicher Schritt, um gemeinsam genutzte E-Mails innerhalb eines Teams effizient zu verwalten. Voraussetzung sind die entsprechenden Zugriffsrechte und gegebenenfalls die Unterstützung durch den Administrator. Das Postfach kann automatisch oder manuell in Outlook eingebunden werden und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich.