Wie kann ich in Outlook E-Mails anzeigen, die älter als 12 Monate sind?
- Überprüfen der Ansichtseinstellungen
- AutoArchivierung und Archivordner überprüfen
- Suche und Sucheinstellungen nutzen
- Outlook-Konten und Synchronisation überprüfen
- Zusammenfassung
Viele Nutzer von Microsoft Outlook möchten ältere E-Mails, die älter als 12 Monate sind, einsehen, um auf vergangene Nachrichten zuzugreifen oder ältere Daten zu sichern. Standardmäßig zeigt Outlook alle E-Mails an, allerdings können Einstellungen wie Archivierung, AutoArchivierung oder Filter dazu führen, dass ältere E-Mails nicht sichtbar sind. Im Folgenden wird erläutert, wie man ältere E-Mails in Outlook anzeigen kann.
Überprüfen der Ansichtseinstellungen
Eine der häufigsten Ursachen dafür, dass ältere E-Mails nicht angezeigt werden, sind individuell angepasste Filter in der aktuellen Ansicht. In Outlook kann man Filter setzen, um nur E-Mails eines bestimmten Zeitraums anzuzeigen. Um sicherzustellen, dass alle E-Mails sichtbar sind, sollte man die Filter zurücksetzen oder anpassen. Dazu wechselt man in den Posteingang und prüft unter dem Menüpunkt "Ansicht" die Filtereinstellungen. Hier kann man sämtliche Einschränkungen entfernen oder die Zeitspanne erweitern.
AutoArchivierung und Archivordner überprüfen
Outlook verfügt über eine AutoArchivierungsfunktion, die ältere E-Mails automatisch in einen separaten Archivordner verschiebt. Wenn E-Mails älter als 12 Monate nicht im Posteingang sichtbar sind, könnte das daran liegen, dass sie bereits archiviert wurden. Um diese E-Mails zu sehen, sollte man den Archivordner in Outlook öffnen. Der Archivordner wird normalerweise im Ordnerbereich angezeigt und enthält alle archivierten Nachrichten. Sollte der Archivordner nicht sichtbar sein, kann man den Archivordner manuell über das Öffnen einer Archivdatei (.pst) hinzufügen.
Suche und Sucheinstellungen nutzen
Die Suchfunktion von Outlook ist ein hilfreiches Werkzeug, um gezielt nach älteren E-Mails zu suchen. Um beispielsweise alle E-Mails anzuzeigen, die älter als 12 Monate sind, kann man in das Suchfeld einen Suchbegriff eingeben und zusätzlich eine Datumseinschränkung verwenden. Eine Möglichkeit ist die Eingabe von Suchparameter wie "received:
Outlook-Konten und Synchronisation überprüfen
Falls Sie Outlook mit einem Exchange-Konto, IMAP oder Outlook.com nutzen, ist es wichtig zu wissen, dass nicht immer alle E-Mails automatisch lokal gespeichert werden. Manche Konten synchronisieren nur E-Mails eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise die letzten 12 Monate. Um ältere Nachrichten herunterladen und anzeigen zu können, sollten die Synchronisationseinstellungen angepasst werden. Unter den Kontoeinstellungen kann man die Synchronisationsdauer erhöhen oder auf "Alle E-Mails" einstellen, damit ältere Nachrichten auch lokal verfügbar sind.
Zusammenfassung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ältere E-Mails in Outlook oft deshalb nicht sichtbar sind, weil entweder Filter gesetzt sind, eine Archivierung erfolgt ist oder die Synchronisation der Konten eingeschränkt ist. Durch das Prüfen und Anpassen der Ansichtseinstellungen, das Öffnen von Archivordnern, die Benutzung der Suchfunktion sowie durch Anpassung der Synchronisationseinstellungen lassen sich alle E-Mails anzeigen, die älter als 12 Monate sind.