Wie kann ich eine Microsoft Planner-Aufgabe mit einer Outlook-E-Mail verknüpfen?
- Einleitung
- Verlinkung per E-Mail-Anhang oder Link
- E-Mail als Datei anfügen
- Integration mit Microsoft Teams
- Zusätzliche Tipps
- Fazit
Einleitung
Das Verknüpfen einer Microsoft Planner-Aufgabe mit einer Outlook-E-Mail ist eine praktische Möglichkeit, um wichtige Nachrichten direkt mit den zugehörigen Aufgaben zu verbinden. Dadurch behalten Sie den Überblick über relevante Informationen, ohne ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen. Im Folgenden wird ausführlich erklärt, wie Sie in Microsoft 365 Ihre Outlook-E-Mails mit Planner-Aufgaben verbinden können.
Verlinkung per E-Mail-Anhang oder Link
Da Planner selbst keine direkte Integration für das Verknüpfen von E-Mails bietet, können Sie jedoch eine Outlook-E-Mail mithilfe des E-Mail-Links einfach in einer Planner-Aufgabe hinterlegen. Öffnen Sie in Outlook die entsprechende E-Mail, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht in der Nachrichtenliste und wählen Sie Link zu Nachricht kopieren (in manchen Outlook-Versionen auch Outlook-Weblink kopieren). Dies erzeugt eine URL, die direkt auf diese E-Mail verweist.
Anschließend wechseln Sie zu Microsoft Planner, öffnen die gewünschte Aufgabe oder erstellen eine neue. Im Aufgabenfenster gibt es ein Feld, in dem Sie Kommentare, Beschreibungen oder Checklisten hinzufügen können. Hier fügen Sie den kopierten Link ein, indem Sie den Link in die Beschreibung oder als Kommentar hineinkopieren. So haben Sie jederzeit schnellen Zugriff auf die ursprüngliche E-Mail in Outlook, direkt von der Planner-Aufgabe aus.
E-Mail als Datei anfügen
Alternativ können Sie die E-Mail als Datei speichern und diese Datei dann als Anhang in der Planner-Aufgabe hinzufügen. Dazu öffnen Sie die E-Mail in Outlook, klicken auf Datei und speichern die E-Mail im Format .msg auf Ihrem Computer. Danach gehen Sie zu Ihrer Planner-Aufgabe und nutzen die Funktion Datei anhängen, um die gespeicherte E-Mail-Datei hochzuladen. Das ist vor allem hilfreich, wenn Sie den vollständigen E-Mail-Inhalt inklusive Anhängen transparent verfügbar machen möchten.
Integration mit Microsoft Teams
Falls Sie Microsoft Teams nutzen und dort Planner- bzw. Tasks-Apps verwendet werden, können Sie direkt in Teams die E-Mail als Nachricht weiterleiten und dann in einem Aufgabenmodul mit den entsprechenden Planner-Aufgaben verknüpfen. Dazu senden Sie die E-Mail per Weiterleiten an Kanal oder nutzen die Funktion Aufgabe erstellen innerhalb des Teams-Posteingangs. Dies schafft eine noch engere Verbindung zwischen Kommunikation und Aufgabenmanagement.
Zusätzliche Tipps
Um langfristig die Übersicht zu behalten, empfiehlt es sich, in der Aufgabenbeschreibung oder im Titel Hinweise zur betreffenden E-Mail aufzunehmen, z. B. den Absender oder das Datum. Außerdem erlauben viele Browser, dass Sie Links zu Outlook Web App verwenden können, was plattformübergreifend funktioniert. Nutzen Sie im Microsoft 365-Ökosystem außerdem die Funktion Planner im Outlook als Add-In, wenn verfügbar, um den Workflow noch weiter zu vereinfachen.
Fazit
Auch wenn Microsoft Planner keine direkte Schaltfläche zum Verknüpfen einer Outlook-E-Mail bietet, ermöglichen Methoden wie das Einfügen des E-Mail-Links, das Anfügen der gespeicherten E-Mail-Datei oder die Integration über Teams eine zuverlässige Verbindung zwischen E-Mails und Aufgaben. So können Sie Ihre Aufgaben mit den dazugehörigen E-Mails auf einfache Weise zusammenführen und Ihre Arbeit strukturierter gestalten.