Wie kann ich eine Abrechnung in SAP Concur zurückrufen?

1. Grundlagen zum Zurückrufen von Abrechnungen in SAP Concur
2. Voraussetzungen für das Zurückrufen einer Abrechnung
3. So rufen Sie eine Abrechnung zurück
4. Was tun, wenn die Option zum Zurückrufen nicht verfügbar ist?
5. Fazit

Wenn Sie in SAP Concur eine Abrechnung zurückrufen möchten, stellt sich häufig die Frage, ob und wie dieser Vorgang möglich ist. Eine Abrechnung zurückzurufen bedeutet in der Regel, dass eine bereits eingereichte oder abgeschlossene Spesenabrechnung wieder geöffnet und bearbeitet werden kann. Dies kann notwendig sein, wenn Fehler entdeckt wurden oder Änderungen erfolgen müssen. Im Folgenden wird erklärt, unter welchen Voraussetzungen eine Abrechnung zurückgerufen werden kann und wie dieser Prozess im SAP Concur System abläuft.

Grundlagen zum Zurückrufen von Abrechnungen in SAP Concur

SAP Concur ist ein webbasiertes Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisekosten und Spesenabrechnungen. Grundsätzlich kann eine Abrechnung nur dann zurückgerufen werden, wenn sie sich noch nicht im finalen Genehmigungsprozess befindet oder bereits vom System als fertig verbucht markiert wurde. Je nach Unternehmenseinstellung und Benutzerrolle stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, um eine Abrechnung zurückzuziehen oder wieder zu öffnen.

Voraussetzungen für das Zurückrufen einer Abrechnung

Oftmals ist es nur möglich, eine Abrechnung zurückzurufen, solange diese nicht vollständig genehmigt oder abgerechnet wurde. Wenn die Abrechnung noch in der Bearbeitung oder in der Freigabeschleife ist, kann der Ersteller die Abrechnung in vielen Fällen selbst wieder öffnen und korrigieren. Sobald die Abrechnung jedoch abgeschlossen ist – etwa wenn die Auslagen erstattet oder die Abrechnung offiziell geschlossen wurde – ist kein direkter Rückruf mehr über das Benutzerinterface möglich. In diesem Fall muss meist ein Administrator oder die Finanzabteilung eingreifen.

So rufen Sie eine Abrechnung zurück

Um eine Abrechnung zurückzurufen, loggen Sie sich zunächst in SAP Concur ein und öffnen den Bereich für Ihre Spesenabrechnungen. Dort wählen Sie die entsprechende Abrechnung aus, die Sie zurückrufen möchten. Wenn die Option Abrechnung zurückrufen oder Abrechnung wieder öffnen verfügbar ist, können Sie diese auswählen. Dadurch wird die Abrechnung wieder in den Bearbeitungsstatus versetzt und Sie haben die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen. Falls die Option nicht sichtbar ist, sollten Sie sich an Ihren Administrator wenden.

Was tun, wenn die Option zum Zurückrufen nicht verfügbar ist?

Ist die Abrechnung bereits final genehmigt oder verbucht, und es besteht dennoch Änderungsbedarf, so sollten Sie Kontakt mit der zuständigen Fachabteilung aufnehmen. Oft kann die Finanz- oder Buchhaltungsabteilung die Abrechnung manuell zurücksetzen oder stornieren, sodass eine Neufassung möglich wird. Je nach interner Prozessgestaltung kann dies unterschiedlich gehandhabt werden. Es ist deshalb sinnvoll, frühzeitig abzuklären, wie in Ihrem Unternehmen mit solchen Fällen verfahren wird.

Fazit

Das Zurückrufen einer Abrechnung in SAP Concur ist grundsätzlich möglich, solange die Abrechnung noch nicht endgültig genehmigt oder abgerechnet wurde. In vielen Fällen kann der Anwender die Abrechnung selbst wieder öffnen und anpassen. Bei bereits finalen oder verbuchten Abrechnungen muss in der Regel ein Administrator oder die Finanzabteilung eingeschaltet werden, um eine Änderung zu ermöglichen. Eine genaue Kenntnis der unternehmensinternen Abläufe ist daher wichtig, um den Prozess reibungslos zu gestalten.