Wie kann ich das Senden einer E-Mail in Outlook planen?
- Einleitung
- Voraussetzungen und unterstützte Outlook-Versionen
- So planen Sie den Versand einer E-Mail in Outlook
- Besonderheiten und wichtige Hinweise
- Fazit
Einleitung
In Microsoft Outlook besteht die Möglichkeit, das Senden von E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu planen. Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Nachricht zu einem bestimmten Zeitpunkt beim Empfänger ankommt, ohne dass Sie die E-Mail genau in diesem Moment selbst versenden müssen. Im Folgenden wird erklärt, wie Sie das Versenden einer E-Mail in Outlook planen können.
Voraussetzungen und unterstützte Outlook-Versionen
Die Funktion zur geplanten E-Mail ist in den meisten aktuellen Versionen von Microsoft Outlook verfügbar, sowohl in Outlook für Microsoft 365 als auch in Outlook 2019 und späteren Versionen. Für Outlook Web Access (OWA) steht eine ähnliche Funktion ebenfalls bereit. Voraussetzung ist, dass Ihr Outlook-Konto korrekt eingerichtet ist und eine stabile Internetverbindung besteht, damit die geplante E-Mail zum Zeitpunkt des Versands auch tatsächlich verschickt werden kann.
So planen Sie den Versand einer E-Mail in Outlook
Zunächst verfassen Sie wie gewohnt eine neue E-Mail in Outlook und geben Empfänger, Betreff und Nachricht ein. Anschließend wählen Sie im Menüband unter dem Tab Optionen den Eintrag Übermittlung verzögern oder Übermittlung verzögern/Verzögerung der Zustellung aus. In dem sich öffnenden Fenster können Sie das genaue Datum und die Uhrzeit eingeben, zu der die E-Mail gesendet werden soll.
Nachdem Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, schließen Sie das Fenster und klicken auf Senden. Die E-Mail verbleibt nun im Postausgang so lange, bis der geplante Zeitpunkt erreicht ist. Outlook sorgt dann automatisch dafür, dass die Nachricht zum eingestellten Zeitpunkt verschickt wird.
Besonderheiten und wichtige Hinweise
Beachten Sie, dass Outlook auf Ihrem Computer geöffnet und mit dem Internet verbunden sein muss, wenn der Versandzeitpunkt erreicht ist. Ist das Programm geschlossen oder offline, wird die E-Mail erst dann gesendet, wenn Outlook wieder gestartet und online ist. Für Benutzer von Outlook Web Access erfolgt der Versand automatisch durch den Server, sodass keine lokale Verbindung erforderlich ist.
Darüber hinaus können Sie geplante E-Mails jederzeit vor dem Versand wieder bearbeiten oder löschen, indem Sie sie im Ordner Postausgang öffnen und entsprechend ändern oder löschen.
Fazit
Die Möglichkeit, das Senden von E-Mails in Outlook zu planen, bietet mehr Flexibilität und Kontrolle über Ihre Kommunikation. Sie können Nachrichten im Voraus vorbereiten und sicherstellen, dass sie zum optimalen Zeitpunkt beim Empfänger ankommen. Mit wenigen Klicks und einfachen Schritten lassen sich Zeitpläne für den Versand festlegen und verwalten, wodurch Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten können.