Wie funktioniert die Umfrage-Funktion in Zoom?
- Einleitung zur Umfrage-Funktion
- Vorbereitung der Umfrage vor dem Meeting
- Durchführung der Umfrage während des Meetings
- Auswertung und Ergebnisse der Umfrage
- Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Einleitung zur Umfrage-Funktion
Die Umfrage-Funktion in Zoom ist ein praktisches Werkzeug, das es Hosts ermöglicht, während eines Meetings oder Webinars interaktive Abstimmungen durchzuführen. Sie wird häufig genutzt, um Meinungen der Teilnehmer einzuholen, Wissen zu testen oder schnelle Entscheidungen zu treffen. Die Funktion ist in der Zoom Meeting- und Webinar-Software integriert und kann von Hosts einfach aktiviert und verwendet werden.
Vorbereitung der Umfrage vor dem Meeting
Um eine Umfrage in Zoom nutzen zu können, muss diese zunächst vorbereitet werden. Dies geschieht im Zoom-Webportal, da die Umfragen nicht direkt in der Desktop-App erstellt werden können. Zu Beginn meldet sich der Host auf der Zoom-Webseite mit seinen Zugangsdaten an. Im Bereich Meetings wählt er das geplante Meeting aus, für das er eine Umfrage erstellen möchte. Dort befindet sich eine Option namens Umfrage oder Polls, über die man neue Umfragen hinzufügen kann.
Beim Erstellen einer Umfrage definiert der Host zunächst einen Titel und anschließend einzelne Fragen, die entweder als Multiple-Choice (eine oder mehrere Antworten möglich) oder als Single-Choice-Fragen (nur eine Antwort möglich) vorliegen können. Die Anzahl und der Inhalt der Fragen sind frei wählbar, sodass man verschiedenste Szenarien abdecken kann, von einfachen Ja/Nein-Fragen bis hin zu komplexeren Abstimmungen. Nach der Eingabe werden die Umfragen gespeichert und stehen dann während des Meetings zur Verfügung.
Durchführung der Umfrage während des Meetings
Sobald ein Meeting startet und der Host die Teilnehmer verwaltet, kann er jederzeit die vorher erstellte Umfrage starten. In der Zoom-Desktop-Anwendung befindet sich dafür am unteren Bildschirmrand ein Button Umfrage, der nur für Hosts sichtbar ist. Klickt der Host darauf, öffnet sich ein Fenster mit den vorbereiteten Umfragen, aus denen er eine auswählen kann. Nach Bestätigung wird die Umfrage für alle Teilnehmer sichtbar und öffnet sich in einem eigenen Dialogfenster.
Die Teilnehmer sehen die Fragen und Antwortmöglichkeiten in Echtzeit und können ihre Wahl treffen. Dabei ist die Bedienung einfach und intuitiv gestaltet: Für jede Frage wählt man die passende Antwort aus und kann anschließend die Teilnahme an der Umfrage abschicken. Sobald alle Teilnehmer ihre Stimmen abgegeben haben oder der Host die Umfrage manuell beendet, wird die Abstimmung geschlossen.
Auswertung und Ergebnisse der Umfrage
Nach dem Abschluss der Umfrage zeigt Zoom die Ergebnisse unmittelbar sowohl für den Host als auch optional für die Teilnehmer an. Die Ergebnisse werden in Form von prozentualen Anteilen und Absolutzahlen dargestellt, beispielsweise welche Antwort wie oft gewählt wurde. Der Host kann diese Ergebnisse direkt im Meeting nutzen, um Diskussionen anzuregen, Entscheidungen zu treffen oder Feedback zu sammeln.
Zusätzlich lassen sich die Ergebnisse auch herunterladen und speichern. Zoom bietet hierfür die Möglichkeit, die Umfragedaten als CSV-Datei zu exportieren. Diese Dateien enthalten detaillierte Informationen über die Antworten aller Teilnehmer, sodass sie auch später analysiert oder archiviert werden können. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Webinare oder größere Meetings, in denen eine strukturierte Auswertung wichtig ist.
Wichtige Hinweise und Einschränkungen
Es ist zu beachten, dass die Umfrage-Funktion nur von Hosts oder Co-Hosts gestartet werden kann. Teilnehmer haben keine Berechtigung, selbst Umfragen zu erstellen oder zu starten. Außerdem muss der Host die Umfrage-Funktion in den Einstellungen seines Zoom-Accounts aktivieren, da sie standardmäßig deaktiviert sein kann.
Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass Umfragen nur für geplante Meetings und Webinare verfügbar sind, nicht jedoch für spontane Sofort-Meetings ohne Registrierung. Außerdem sind die Gestaltungsmöglichkeiten der Umfragen recht einfach gehalten; komplexere Umfragetools bieten oftmals erweiterte Funktionen, die Zoom nicht abdeckt. Trotzdem ist die eingebaute Umfrage-Funktion eine schnelle, einfache und effektive Methode, um Teilnehmer einzubeziehen und Interaktionen im Meeting zu fördern.