Wie exportiere ich Daten aus Smartsheet als PDF-Datei?
- Vorbereitung des Blattes
- Seitenlayout und Druckeinstellungen anpassen
- Exportvorgang als PDF
- Exportoptionen für Berichte und Dashboards
- Feinabstimmung und Problembehebung
- Nach dem Export
Vorbereitung des Blattes
Öffnen Sie in Smartsheet das gewünschte Arbeitsblatt, das Sie als PDF exportieren möchten. Überprüfen Sie alle Inhalte auf Vollständigkeit: Spaltenbreite, Zeilenhöhe, Filter, Gruppierungen und sichtbare Spalten bestimmen, was später auf der PDF-Seite erscheint. Entfernen oder blenden Sie überflüssige Spalten aus und wenden Sie gegebenenfalls Filter oder Sortierungen an, damit die PDF nur die relevanten Daten enthält.
Seitenlayout und Druckeinstellungen anpassen
Bevor Sie die Datei exportieren, legen Sie das Seitenlayout fest. Wählen Sie in Smartsheet die Option zum Drucken oder Exportieren und öffnen Sie die Druckvorschau. Passen Sie Papierformat (z. B. A4 oder Letter), Orientierung (Hoch- oder Querformat) und Skalierung an, damit alle gewünschten Spalten auf die Seitenbreite passen. Legen Sie Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen fest und entscheiden Sie, ob Gitterlinien und Spalten-/Zeilenüberschriften gedruckt werden sollen. Prüfen Sie in der Vorschau die Seitenumbrüche und korrigieren Sie bei Bedarf Spaltenbreiten oder die Skalierung.
Exportvorgang als PDF
Wählen Sie im Menü Datei oder das Drei-Punkte-Menü (abhängig von Ihrer Smartsheet-Version) die Funktion „Als PDF exportieren“ oder „Drucken“ und dann „Als PDF speichern“. Bestimmen Sie, welche Bereiche exportiert werden sollen: das gesamte Blatt, nur die aktuell sichtbare Auswahl oder bestimmte Zeilen. Legen Sie fest, ob Anhänge, Kommentare oder Diskussionen ebenfalls eingeschlossen werden sollen, falls diese Optionen angeboten werden. Starten Sie den Export und speichern Sie die erstellte PDF-Datei an einem gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer.
Exportoptionen für Berichte und Dashboards
Berichte und Dashboards unterscheiden sich leicht vom normalen Blatt. Für Berichte gelten ähnliche Druckeinstellungen; achten Sie besonders auf Gruppierungen und Zusammenfassungszellen, da diese das Seitenlayout beeinflussen. Dashboards werden als grafisch aufbereitete Seiten exportiert; kontrollieren Sie die Größe der Widgets und die Bildschirmauflösung, da bei sehr großen Dashboards mehrere PDF-Seiten entstehen können. Nutzen Sie bei Bedarf die Option, nur ausgewählte Bereiche des Dashboards zu exportieren.
Feinabstimmung und Problembehebung
Wenn Inhalte abgeschnitten werden oder die Schrift zu klein ist, ändern Sie die Skalierung oder die Ausrichtung auf Querformat. Bei sehr breiten Blättern kann es helfen, Spalten zu kombinieren, nicht benötigte Spalten auszublenden oder die Schriftgröße im Blatt vor dem Export zu verringern. Sollte die PDF-Qualität niedrig sein, prüfen Sie die Drucker/PDF-Generator-Einstellungen Ihres Betriebssystems oder verwenden Sie „Als PDF speichern“ statt „Drucken in PDF“, falls verfügbar. Bei wiederkehrenden Exports erstellen Sie eine Druckvorlage oder ein angepasstes Layout, um Zeit zu sparen.
Nach dem Export
Öffnen Sie die erzeugte PDF-Datei und prüfen Sie Seitenreihenfolge, Vollständigkeit und Lesbarkeit. Teilen Sie die PDF per E-Mail oder laden Sie sie in Ihr Dokumenten-Repository hoch. Bewahren Sie bei sensiblen Daten Zugriffsrechte und Verschlüsselung im Auge.