Wie erstellt man Ansichten in SharePoint-Listen?
- Zugriff auf die Liste und Start der Ansichtserstellung
- Auswahl des Ansichtstyps
- Konfiguration der Ansicht
- Speichern und Verwenden der Ansicht
- Fazit
SharePoint-Listen sind flexible Werkzeuge zur Verwaltung von Daten und Informationen innerhalb einer Organisation. Um die Daten in einer Liste besser zu organisieren und darzustellen, kann man sogenannte Ansichten erstellen. Diese Ansichten ermöglichen es, die Daten nach bestimmten Kriterien zu filtern, zu sortieren oder gruppiert anzuzeigen. Die Erstellung von Ansichten kann sowohl in modernen als auch in klassischen SharePoint-Oberflächen erfolgen. Im Folgenden wird der Prozess ausführlich beschrieben.
Zugriff auf die Liste und Start der Ansichtserstellung
Zuerst navigiert man in SharePoint zu der Liste, für die man eine Ansicht erstellen möchte. Im modernen SharePoint-Interface befindet sich oben rechts oder oben in der Befehlsleiste ein Dropdown-Menü mit dem Namen der aktuellen Ansicht, beispielsweise Alle Elemente. Wenn man dieses Menü anklickt, sieht man die Option Ansicht erstellen oder Ansicht ändern. Durch das Auswählen von Ansicht erstellen wird der Prozess zum Anlegen einer neuen Ansicht gestartet.
Auswahl des Ansichtstyps
SharePoint bietet verschiedene Arten von Ansichten an, die sich in der Darstellung unterscheiden. Dazu gehören Standardansichten (Tabellarisch), Kalenderansichten, Datenblattansichten (Schnellbearbeitung) und Gantt-Ansichten. Je nachdem, welchen Zweck die Ansicht erfüllen soll, wählt man den passenden Typ aus. Für einfache Listenübersichten eignet sich meist die Standardansicht.
Konfiguration der Ansicht
Nachdem der Ansichtstyp ausgewählt wurde, beginnt die eigentliche Konfiguration. Zunächst vergibt man einen eindeutigen Namen für die Ansicht, damit sie in der Ansichtenliste später wiederzuerkennen ist. Außerdem kann man entscheiden, ob die Ansicht für alle Benutzer sichtbar sein soll (öffentliche Ansicht) oder nur für den eigenen Benutzer (persönliche Ansicht).
Anschließend wählt man aus, welche Spalten in der Ansicht angezeigt werden sollen. Dabei kann man die Reihenfolge der Spalten ändern, um die wichtigsten Informationen vorne zu zeigen. Darüber hinaus lassen sich Sortierungen festlegen, beispielsweise nach Datum oder alphabetisch, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
Ein weiterer wichtiger Schritt ist das Definieren von Filtern. Filter erlauben es, nur die Elemente anzuzeigen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, wie zum Beispiel Status ist gleich ‚In Bearbeitung‘ oder Erstellungsdatum größer als 01.01.2024. Dadurch lassen sich große Listen besser segmentieren und relevante Daten rascher finden.
Auch Gruppierungen können eingestellt werden, sodass ähnliche Listenelemente zusammengefasst dargestellt werden. Zusätzlich gibt es oft Optionen zur Paginierung, mit der Anzahl der Elemente, die pro Seite angezeigt werden sollen, und zur Darstellung, etwa die Verwendung von hervorgehobenen Formatierungen.
Speichern und Verwenden der Ansicht
Nach sorgfältiger Konfiguration speichert man die Ansicht über den OK- oder Speichern-Button am Ende der Seite. Die neu erstellte Ansicht wird nun im Ansichtsmenü der Liste angezeigt und kann jederzeit ausgewählt werden. Öffentliche Ansichten sind für alle Benutzer der Seite sichtbar, persönliche Ansichten nur für den Ersteller.
Die Ansichten können auch nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden, falls sich die Anforderungen ändern. Durch die flexible Gestaltung der Ansichten bleiben SharePoint-Listen dynamisch und benutzerfreundlich, da jeder Anwender Informationen nach seinen Bedürfnissen strukturieren kann.
Fazit
Das Erstellen von Ansichten in SharePoint-Listen ist ein essenzieller Schritt, um Daten effizient zu organisieren und darzustellen. Durch die Auswahl des richtigen Typs und die detaillierte Konfiguration von Spalten, Sortierung, Filtern und Gruppierungen kann man die Anzeige der Daten genau an die individuellen Anforderungen anpassen. Dies steigert die Übersichtlichkeit und erleichtert die tägliche Arbeit mit SharePoint-Listen erheblich.