Wie erstelle ich eine DocuSign Vorlage?

1. Vorbereitung auf die Erstellung der Vorlage
2. Das Erstellen der Vorlage in DocuSign
3. Speichern und Verwenden der Vorlage
4. Fazit

Das Erstellen einer DocuSign Vorlage ist ein hilfreicher Weg, um wiederkehrende Dokumente effizient und zeitsparend zu versenden. Eine Vorlage ermöglicht es Ihnen, einmal alle notwendigen Angaben vorzubereiten und diese dann bei jeder neuen Verwendung schnell anzupassen, ohne das Dokument jedes Mal neu gestalten zu müssen. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine solche Vorlage in DocuSign erstellen können.

Vorbereitung auf die Erstellung der Vorlage

Bevor Sie mit der tatsächlichen Erstellung der DocuSign Vorlage beginnen, sollten Sie zunächst das Dokument, das Sie verschicken möchten, in einem geeigneten Format vorliegen haben, zum Beispiel als PDF, Word-Dokument oder ähnliche Dateitypen. Wichtig ist, dass das Dokument vollständig und fehlerfrei ist, da diese Vorlage als Basis für alle zukünftigen Einsätze dient. Außerdem sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Stellen im Dokument unterschrieben oder mit weiteren Informationen versehen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Unterschriftsfelder, Datum, Namen oder andere Pflichtfelder.

Das Erstellen der Vorlage in DocuSign

Nachdem Sie sich angemeldet und in Ihrem DocuSign Konto angemeldet haben, navigieren Sie zum Bereich Vorlagen. Dort finden Sie die Option, eine neue Vorlage zu erstellen. Im ersten Schritt laden Sie Ihr vorbereitetes Dokument hoch. Anschließend definieren Sie, wer die Empfänger sind und in welcher Reihenfolge sie das Dokument erhalten sollen. Diese Empfängerrolle können Sie in der Vorlage benennen, beispielsweise Kunde, Verkäufer oder Zeuge. Dies erleichtert später die Zuordnung und das Versenden.

Im nächsten Schritt legen Sie die benötigten Felder fest, die auf dem Dokument ausgefüllt oder unterschrieben werden müssen. DocuSign bietet eine große Auswahl an Feldtypen, wie Unterschriftsfelder, Datumsfelder, Kontrollkästchen oder Textfelder. Diese platzieren Sie an den entsprechenden Stellen im Dokument und weisen sie den zuvor definierten Empfängern zu. So stellen Sie sicher, dass jeder Empfänger genau die Felder sieht, die er ausfüllen oder unterschreiben muss.

Speichern und Verwenden der Vorlage

Wenn Sie alle Einstellungen und Felder eingerichtet haben, speichern Sie die Vorlage unter einem aussagekräftigen Namen ab. Dadurch können Sie die Vorlage jederzeit wiederfinden und für neue Dokumentensendungen verwenden. Beim späteren Versand können Sie einfach die Vorlage auswählen, die Empfänger anpassen und das Dokument verschicken. Dies spart viel Zeit und reduziert Fehler, da der Großteil der Arbeit bereits erledigt ist.

Fazit

Das Erstellen einer DocuSign Vorlage ist ein effizienter Weg, um wiederkehrende Unterschriftsprozesse zu automatisieren. Durch sorgfältige Vorbereitung, genaue Feldzuweisung und klare Empfängerrollen können Sie den Versandprozess deutlich beschleunigen und professionell gestalten. DocuSign bietet dazu eine benutzerfreundliche Oberfläche, sodass auch Nutzer ohne umfangreiche technische Kenntnisse schnell gute Ergebnisse erzielen können.