Was sind die wichtigsten Bestandteile eines Belegs?
- Definition und Zweck eines Belegs
- Grundlegende Angaben zur Identifikation
- Informationen zum Geschäftspartner
- Beschreibung des Geschäftsfalles
- Finanzielle Angaben
- Unterschrift und weitere formale Anforderungen
- Zusammenfassung
Definition und Zweck eines Belegs
Ein Beleg ist ein Dokument, das eine wirtschaftliche Transaktion oder einen Geschäftsvorfall nachweist. Er dient sowohl der internen Kontrolle als auch der buchhalterischen Erfassung und rechtlichen Absicherung. Für die korrekte Abbildung in der Buchhaltung muss ein Beleg bestimmte Informationen enthalten, um nachvollziehbar und prüfbar zu sein.
Grundlegende Angaben zur Identifikation
Der Beleg muss eindeutig und vollständig zuordenbar sein. Hierzu gehört in erster Linie das Datum, an dem die Zahlung oder der Geschäftsvorfall stattgefunden hat. Das Datum ist entscheidend, um den Beleg zeitlich korrekt in die Buchhaltung einordnen zu können. Weiterhin enthält der Beleg eine eindeutige Belegnummer oder eine andere Form der Identifizierung, die eine lückenlose Dokumentation gewährleistet und Mehrfacherfassungen verhindert.
Informationen zum Geschäftspartner
Ein wesentlicher Bestandteil eines Belegs ist die Angabe des Vertragspartners oder Lieferanten sowie des Kunden, falls relevant. Dies umfasst den Namen, die Adresse sowie gegebenenfalls weitere Angaben wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese Daten sind wichtig, um den Geschäftsvorfall eindeutig zuordnen und bei einer späteren Prüfung nachvollziehen zu können.
Beschreibung des Geschäftsfalles
Der Beleg muss eine klare und verständliche Beschreibung des Geschäftsvorfalls enthalten. Dies kann beispielsweise eine Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sein. Dabei sollten Menge und Art der Artikel sowie deren Einzelpreis angegeben werden. Eine präzise Beschreibung erleichtert die Kontrolle und Prüfung der Buchhaltung und unterstützt die Nachvollziehbarkeit der Buchung.
Finanzielle Angaben
Ein Beleg muss die finanziellen Details der Transaktion enthalten. Dazu gehört der Bruttobetrag, der häufig in Netto- und Mehrwertsteueranteil aufgeschlüsselt ist. Die Angabe des Mehrwertsteuersatzes und der daraus resultierende Steuerbetrag sind insbesondere für die steuerliche Behandlung und Vorsteuerabzugsberechtigung entscheidend. Außerdem sollte die Währung angegeben sein, falls es sich um eine Fremdwährung handelt.
Unterschrift und weitere formale Anforderungen
Viele Belege enthalten eine Unterschrift oder zumindest eine Bestätigung durch eine autorisierte Person, welche die Echtheit und Richtigkeit der Angaben bestätigt. Darüber hinaus muss der Beleg unveränderbar und dauerhaft aufbewahrt werden, um den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu genügen.
Zusammenfassung
Zusammenfassend sind die wichtigsten Bestandteile eines Belegs: ein eindeutiges Datum, eine Belegnummer, Angaben zum Geschäftspartner, eine verständliche Beschreibung des Geschäftsfalles, detaillierte finanzielle Informationen inklusive Mehrwertsteuerangaben sowie eine formale Bestätigung, zum Beispiel durch eine Unterschrift. Diese Bestandteile gewährleisten die korrekte und nachvollziehbare Dokumentation von Geschäftsvorfällen für die Buchhaltung und Steuerprüfung.