Eigene Kategorien in Gmail anlegen
- Grundlegendes zu Kategorien in Gmail
- Was sind Labels und wie funktionieren sie?
- Eigene Labels (Kategorien) anlegen
- Automatisches Zuordnen von Labels mit Filtern
- Zusammenfassung
Grundlegendes zu Kategorien in Gmail
Gmail bietet standardmäßig fest definierte Kategorien, wie Primär, Soziale Netzwerke oder Werbung, die in Tabs organisiert werden. Diese Kategorien sind vorgegeben und lassen sich nicht direkt durch eigene benutzerdefinierte Kategorien ersetzen oder erweitern.
Allerdings gibt es in Gmail flexible Möglichkeiten, um E-Mails individuell zu organisieren, die ähnlich wie eigene Kategorien funktionieren können. Dies geschieht mit Hilfe von Labels (Etiketten), Filtern und eventuell der Anpassung der Seitenleiste. Labels sind dabei deutlich mächtiger und flexibler als die Standard-Kategorien und dienen praktisch als eigene, benutzerdefinierte Ordner oder Kategorien.
Was sind Labels und wie funktionieren sie?
Labels in Gmail sind im Prinzip Tags, die du beliebigen E-Mails zuweisen kannst. Du kannst beliebig viele Labels anlegen und E-Mails mit mehreren Labels gleichzeitig versehen. Zudem können Labels hierarchisch verschachtelt werden, wodurch du eine strukturierte und individuelle Organisation deiner Mails erstellen kannst.
Im Gegensatz zu den festgelegten Tabs (Kategorien) werden Labels in der linken Seitenleiste angezeigt und du kannst sie selbst anlegen, um deine eigenen "Kategorien" zu erstellen.
Eigene Labels (Kategorien) anlegen
Um ein eigenes Label in Gmail zu erstellen, gehst du in deinem Gmail-Konto auf die linke Seitenleiste, dort findest du ganz unten entweder den Punkt Mehr, den du anklicken kannst, um alle Labels zu sehen. Direkt darunter befindet sich der Link Label erstellen. Ein Klick darauf öffnet ein kleines Dialogfenster.
Im Dialog gibst du den Namen des neuen Labels ein. Möchtest du eine verschachtelte Struktur erstellen, kannst du hier auch eine bestehende Kategorie als Übergeordnetes Label auswählen. Bestätige mit Erstellen und dein neues Label erscheint in der Seitenleiste. Ab sofort kannst du E-Mails mit diesem Label versehen und somit deine eigenen Kategorien erstellen.
Automatisches Zuordnen von Labels mit Filtern
Für eine automatisierte Organisation kannst du Filter in Gmail erstellen. Über das Zahnrad-Symbol oben rechts und die Auswahl Alle Einstellungen anzeigen gelangst du zum Tab Filter und blockierte Adressen. Dort kannst du neue Filter definieren, beispielsweise nach Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern.
Im letzten Schritt eines Filters kannst du festlegen, dass eingehende Mails automatisch mit einem bestimmten Label versehen werden. So kannst du neue Nachrichten automatisch in deine selbst definierten Kategorien einordnen lassen und musst nicht jeden Beleg manuell taggen.
Zusammenfassung
Direkt eigene Kategorien im Sinne der Gmail-Tab-Ansicht lassen sich nicht erstellen. Mit Labels hast du aber eine sehr flexible und mächtige Möglichkeit, um deine E-Mails nach deinen eigenen Kriterien zu organisieren. Labels kannst du schnell anlegen, verschachteln und mit Filtern automatisch zuweisen lassen. Dadurch erreichst du eine individuelle Struktur, die deinen Bedürfnissen entspricht und im gewohnten Gmail-Interface gut funktioniert.