Automatische Antworten in Exchange konfigurieren

1. Einleitung
2. Konfiguration über Outlook
3. Konfiguration über Outlook Web App (OWA)
4. Konfiguration über Exchange Admin Center (EAC)
5. Konfiguration mittels PowerShell
6. Wichtige Hinweise
7. Zusammenfassung

Einleitung

Automatische Antworten, oft auch als Abwesenheitsnotizen bezeichnet, sind in Microsoft Exchange ein nützliches Feature, um Absender automatisch über die Abwesenheit des Empfängers zu informieren. Dies ist besonders hilfreich bei Urlauben, Krankheit oder anderen längeren Abwesenheiten. In Exchange können diese automatischen Antworten entweder über Outlook, Outlook Web App (OWA) oder direkt via Exchange Admin Center bzw. PowerShell eingerichtet werden.

Konfiguration über Outlook

Wenn Sie Outlook (als Teil von Microsoft 365 oder einer Exchange-Umgebung) nutzen, finden Sie die Möglichkeit, automatische Antworten zu aktivieren, meist unter dem Menüpunkt "Datei". Dort gibt es die Option "Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)". Nach der Aktivierung können Sie den Zeitraum festlegen, in dem die Nachricht gesendet werden soll, sowie den Text der automatischen Antwort eingeben. Es ist möglich, unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Absender zu verfassen. Outlook übernimmt die Einrichtung, indem es mit dem Exchange-Server kommuniziert und die entsprechenden Einstellungen dort speichert.

Konfiguration über Outlook Web App (OWA)

Alternativ können automatische Antworten auch über die webbasierte Benutzeroberfläche von Exchange, die Outlook Web App, eingerichtet werden. Nach Anmeldung im OWA klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol für Einstellungen und wählen die Option "Automatische Antworten" aus. Dort lässt sich ebenfalls bestimmen, ob automatische Antworten gesendet werden sollen, welche Texte verwendet werden und in welchem Zeitraum die Funktion aktiv ist. Auch eine Unterscheidung zwischen internen und externen Nachrichten ist möglich. Diese Methode ist besonders praktisch, wenn kein Outlook-Client verfügbar ist.

Konfiguration über Exchange Admin Center (EAC)

Administratorinnen und Administratoren können automatische Antworten für Postfächer über das Exchange Admin Center konfigurieren. Nach der Anmeldung im EAC navigiert man zu Empfänger > Postfächer und wählt das gewünschte Postfach aus. Im Bereich der Postfachfunktionen gibt es Einstellungen zu automatischen Antworten, die individuell angepasst werden können. Diese Option ist besonders nützlich, wenn automatische Antworten zentral verwaltet oder im Auftrag von Nutzerinnen und Nutzern eingestellt werden sollen.

Konfiguration mittels PowerShell

Für fortgeschrittene Administratoren bietet die Exchange Management Shell (PowerShell) eine flexible Möglichkeit, automatische Antworten zu konfigurieren. Dabei wird das Cmdlet Set-MailboxAutoReplyConfiguration verwendet. Mit diesem Befehl kann man die automatischen Antworten aktivieren, den Zeitraum festlegen und den Text definieren. Beispielsweise aktiviert der folgende Befehl automatische Antworten für ein Benutzerpostfach mit einer individuellen Nachricht:

Diese Methode erlaubt eine gute Automatisierung und Massenbearbeitung von Abwesenheitsnotizen.

Wichtige Hinweise

Bei der Einrichtung automatischer Antworten sollte bedacht werden, dass externe Antworten vorsichtig formuliert sein sollten, um keine sensiblen Informationen preiszugeben. Zudem ist es ratsam, nur für den tatsächlichen Abwesenheitszeitraum automatische Antworten zu aktivieren, um unnötige E-Mails zu vermeiden. Bei Exchange Online (Microsoft 365) können weitere Richtlinien und Compliance-Einstellungen Einfluss auf automatische Antworten haben.

Zusammenfassung

Die Konfiguration automatischer Antworten in Exchange kann über verschiedene Wege erfolgen: direkt im Outlook-Client, über die Weboberfläche (OWA), administrativ im Exchange Admin Center oder via PowerShell. Je nach Berechtigung und Einsatzszenario bieten diese Optionen unterschiedliche Komfort- und Verwaltungsmöglichkeiten, um eine passende Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.