Adressbücher in Exchange einrichten
- Einleitung
- Voraussetzungen und Überblick
- Erstellen neuer Adresslisten in Exchange
- Filterregeln und Anpassungen
- Adressbücher für Anwender verfügbar machen
- Zusammenfassung und Tipps
Einleitung
In Microsoft Exchange dienen Adressbücher dazu, die Verwaltung und Übersicht von Benutzern, Gruppen und anderen Objekten innerhalb einer Organisation zu erleichtern. Durch das Einrichten von Adressbüchern, insbesondere von sogenannten Adresslisten, können Administratoren gezielte Sammlungen von Kontakten und Postfachnutzern erstellen, die den Anwendern im Outlook-Adressbuch angezeigt werden. Damit lässt sich die interne Kommunikation optimieren und der Überblick über die Organisationsstruktur verbessern.
Voraussetzungen und Überblick
Um Adressbücher in Exchange korrekt einzurichten, benötigt man administrative Zugriffsrechte auf die Exchange-Verwaltungsschnittstelle, entweder die Exchange Management Shell (PowerShell) oder die Exchange-Verwaltungskonsole, abhängig von der Exchange-Version, die verwendet wird. In neueren Versionen, wie Exchange 2016/2019, findet die Verwaltung häufig via Exchange Admin Center (EAC) statt, während bei älteren Versionen die Exchange Management Shell eine wichtige Rolle spielt.
Adressbücher basieren auf sogenannten Adresslisten (Address Lists), die dynamisch bestimmte Objekte herausfiltern. Jede Adressliste enthält Regeln, mit denen definiert wird, welche Benutzer, Kontakte oder Gruppen aufgenommen werden. Diese Regeln können auf Attributen wie Abteilung, Standort, Benutzerstatus oder anderen Active Directory-Attributen basieren.
Erstellen neuer Adresslisten in Exchange
Das Erstellen einer neuen Adressliste erfolgt auf zweierlei Weise: entweder über das Exchange Admin Center oder über die Exchange Management Shell. Im Exchange Admin Center findet man die Option für "Empfängerkonfiguration" unter dem Punkt "Adresslisten". Dort kann man durch einen Assistenten eine neue Adressliste anlegen, welche einen Namen erhält und anhand von Filtern wie zum Beispiel Abteilung, Organisationsname oder Standort definiert wird.
Alternativ ermöglicht die Exchange Management Shell das Erstellen sehr spezifischer und komplexer Filter. Der Cmdlet New-AddressList wird genutzt, um eine neue Adressliste zu definieren. Dabei gibt man neben dem Namen eine Filterregel an, die auf LDAP-Attributen basiert. Zum Beispiel könnte man alle Benutzer aus der Abteilung "Vertrieb" so in einer Liste zusammenfassen.
Filterregeln und Anpassungen
Die Filterregeln spielen eine zentrale Rolle bei der Zusammenstellung von Adresslisten. Standardmäßig werden einfache Filter wie die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Organisationseinheit, einer bestimmten Abteilung oder eines bestimmten Standortes genutzt. Fortgeschrittene Filter können Attribute miteinander verknüpfen, um sehr exakte Adresslisten zu schaffen. Beispielsweise lässt sich filtern nach Attributen wie CustomAttribute1, Mitgliedschaft in Sicherheitsgruppen oder Status.
Es ist wichtig, dass die LDAP-Filter syntaktisch korrekt sind, da ansonsten die Adresslisten nicht aktualisiert werden können oder unerwartete Ergebnisse liefern. Nach dem Erstellen oder Ändern von Adresslisten ist es meist erforderlich, den Aktualisierungsprozess anzustoßen, damit die Verteilung der Listen an die Postfachserver und die Anwender erfolgt. Dies geschieht über den Befehl Update-AddressList in der Shell.
Adressbücher für Anwender verfügbar machen
Nach der Erstellung der Adressliste müssen diese in das globale Adressbuch (GAL) oder als separate Adressbücher für die Anwender bereitgestellt werden. Exchange generiert in der Regel automatisch ein Globales Adressbuch, das alle Empfänger enthält. Zusätzliche Adresslisten können in Adressbüchern zusammengefasst werden, die der Outlook-Client dann anzeigt.
Die Verfügbarkeit der Adressbücher kann jedoch von der Client-Konfiguration abhängen, und in manchen Fällen ist es notwendig, die Offlineadressbücher (Offline Address Books – OAB) neu zu generieren, damit diese Änderungen auch im Offline-Modus angezeigt werden. Im Exchange Admin Center oder per PowerShell können Offlineadressbücher so konfiguriert werden, dass sie die neuen Adresslisten beinhalten.
Zusammenfassung und Tipps
Das Einrichten von Adressbüchern in Exchange ist ein administrativer Prozess, der sorgfältige Planung bezüglich der Filterkriterien und der Organisation der Empfänger erfordert. Durch Nutzung der Exchange Management Shell oder des Admin Centers können individuelle und zielgerichtete Adresslisten erstellt werden, die die Kommunikation innerhalb der Organisation vereinfachen. Nach dem Einrichten empfiehlt es sich, die Synchronisation und Verteilung zu überwachen und gegebenenfalls die Offlineadressbücher neu zu generieren, damit die Benutzer stets auf aktuelle Daten zugreifen können.